Le decisioni relative agli acquisti che sono quasi impossibili annullare

Nel processo di acquisto, gli errori di solito non appaiono particolarmente gravi quando si verificano.

Raramente si verifica un momento in cui tutto vada decisamente storto. Più spesso, i venditori, a distanza di mesi, ripetono sempre la stessa frase:

“All’epoca sembrava una decisione ragionevole.”

È proprio questo che rende le decisioni relative alle attività di acquisto così pericolose. Non perché siano sconsiderati, ma perché alcuni di loro, in modo silenzioso e insidioso, ti indirizzano verso percorsi estremamente difficili da percorrere, costosi da seguire o lenti da abbandonare.

Questo articolo non tratta di storie spiacevoli legate ai fornitori né di segnali evidenti di pericolo. Si tratta di… Decisioni prese in fase iniziale, che sembrano di poca importanza… Superano facilmente l’approvazione interna e, in seguito, diventano quasi impossibili da annullare.

Decisioni di acquisto reversibili rispetto a decisioni di acquisto irreversibili

Prima di iniziare, può essere utile suddividere le scelte relative all’acquisto in due categorie:

Decisioni reversibili : Errori che si possono correggere con il tempo o con denaro
Decisioni irrevocabili (o quasi irrevocabili) : Scelte che riducono permanentemente la tua flessibilità

La maggior parte dei costi nascosti legati alle attività di acquisto non deriva dal semplice compimento di tali operazioni sbagliato —Derivano dal prendere decisioni troppo presto, quando invece avrebbero dovuto rimanere flessibili per un periodo più lungo.

1. Confermare un ordine minimo elevato prima che la domanda effettiva venga verificata

Spesso, richiedere quantità minime elevate sembra rappresentare una scelta logica per l’acquisto. Molti venditori si rendono conto dei rischi solo in un secondo momento, quando il flusso di cassa diventa limitato e la flessibilità operativa scompare: un problema strettamente legato al modo in cui le quantità minime richieste interagiscono con i tempi complessivi di approvvigionamento.

Costi unitari più bassi. Migliora collaborazione tra le fabbriche. Fogli di calcolo più ordinati.

Quello che è meno visibile, invece, è ciò che realmente accade dopo L’ordine è stato effettuato:

Denaro bloccato per mesi
Limitata capacità di adattarsi ai cambiamenti della domanda
La pressione a incrementare le scorte piuttosto che migliorare il prodotto stesso

Non appena inizia la produzione, il quantitativo minimo richiesto per l’ordine non è più semplicemente un numero, ma diventa una restrizione che influisce su ogni decisione successiva: fissazione dei prezzi, strategie di marketing, logistica di stoccaggio, persino tempistica del lancio del prodotto.

Ecco perché Approvvigionamento basato sul requisito minimo di ordine È una delle decisioni più comuni di cui i venditori si pentono, ma che non è facile annullare.

2. Pagare la cauzione prima che le specifiche siano effettivamente definite con certezza

I depositi sembrano qualcosa di routine. Un ribasso del trenta percento è la norma.

Ma non appena viene effettuato il pagamento del deposito, il rapporto di leva cambia.

Anche le più piccole incertezze – dettagli della confezione non ancora completati, tolleranze poco precise, componenti il cui utilizzo dovrà essere confermato in un secondo momento – possono rivelarsi particolarmente costose da correggere. È per questo che il momento in cui viene effettuato il pagamento della cauzione spesso ha un’importanza maggiore di quanto i venditori possano immaginare, soprattutto una volta che la pianificazione della produzione è già iniziata.

Molti venditori pensano di poter perfezionare i dettagli dei loro prodotti durante In realtà, è in questo momento che i tempi di realizzazione si allungano, inizia il lavoro di revisione dei progetti e i costi aumentano silenziosamente.

Una volta che lo stabilimento ha pianificato con precisione l’uso dei materiali e la disponibilità della manodopera, eventuali modifiche non possono più essere considerate semplici negoziati, ma rappresentano invece interferenze significative nel normale svolgimento delle attività produttive.

3. Scegliere una fabbrica in base alle sue capacità, e non in base alle restrizioni che presenta

Quasi tutte le fabbriche affermano di essere in grado di produrre il vostro prodotto.

Molto pochi spiegano chiaramente cosa intendono fare Non posso Fallo.

All’inizio, questa decisione sembra del tutto innocua. I campioni sembrano accettabili. La comunicazione è fluida. I prezzi offerti sono concorrenziali.

Il problema emerge in seguito, quando la produzione aumenta di scala e l’azienda inizia ad improvvisare, aggirando i propri limiti: sostituendo materiali, modificando i processi produttivi o riducendo la frequenza dei controlli di qualità.

Quando questi problemi emergono, cambiare fabbrica di produzione spesso significa…:

Riprossiemazione
Riorganizzazione delle attività produttive
Riqualificazione degli standard di qualità

Il che rende la decisione iniziale di fatto irreversibile.

4. Progettazione di utensili o stampi senza opzioni di uscita

Lo sviluppo di strumenti personalizzati rappresenta davvero un passo avanti.

Crea anche delle dipendenze.

Una volta creati i modelli produttivi, questi vi vincolano a una specifica fabbrica, a un determinato metodo di produzione e a una particolare struttura dei costi. Trasferirli è tecnicamente possibile, ma raramente semplice o economico.

Ecco perché le decisioni riguardanti l’uso degli strumenti prese in fase iniziale, senza definire chiaramente i termini di responsabilità, i diritti di modifica o le opzioni di backup, sono tra quelle più difficili da modificare in seguito.

Molti venditori si rendono conto di questo solo quando emergono problemi di qualità e cambiare fornitore diventa improvvisamente impossibile.

5. Strutturare le attività di acquisto in modo da dare priorità alla velocità piuttosto che al recupero dei costi

I cronogrammi veloci sembrano più efficienti. Ma quando la velocità diventa l’unica priorità, i venditori spesso si trovano ad affrontare gli stessi problemi che si riscontrano nei casi di ritardi nella produzione reale: in tali situazioni, le opzioni disponibili per riprendere il controllo della situazione scompaiono semplicemente.

Ma i sistemi di acquisto progettati esclusivamente per garantire velocità spesso mancano di strumenti per ripristinare la funzionalità del sistema in caso di problemi.

Gli orari compressi lasciano poco spazio per…:

Riscontro
Misure correttive
Risponsabilità del fornitore

Quando si verificano ritardi o difetti, i venditori si rendono conto di non disporre di tempo di riserva, di fornitori alternativi né di strumenti contrattuali efficaci per affrontare tali situazioni.

La decisione originale… ottimizzare in termini di velocità Da solo, e in silenzio, rimuove quelle opzioni molto prima che i problemi emergano.

Perché queste decisioni sono così difficili da annullare

Queste scelte condividono tre caratteristiche comuni:

Appaiono ragionevoli quando considerati isolatamente
Spesso vengono approvati in anticipo, al fine di “mantenere le cose in movimento””
Il loro vero costo viene rivelato solo mesi dopo

Quando le conseguenze di una decisione diventano evidenti, invertire la rotta significa solitamente ricominciare da capo tutto il processo, cancellare gli stock disponibili o assorbire le perdite.

Ecco perché molti fallimenti nelle attività di acquisto non sono causati da fornitori inaffidabili, ma da decisioni prese fin dalle fasi iniziali che eliminano qualsiasi margine di flessibilità.

Un modo migliore per considerare le decisioni relative alle attività di acquisto

I compratori esperti valutano in modo diverso le decisioni relative alle fonti di approvvigionamento.

Invece di chiedere…:

“È sufficientemente buono per procedere?”

Chiedono:

“Se dovesse risultare un errore, quanto sarà difficile correggerlo?”

Quel semplice cambiamento – dalla velocità di produzione alla possibilità di invertire il processo produttivo – influisce in modo significativo sulle modalità con cui vengono negoziati gli ordini minimi, fissato il momento del pagamento delle cauzioni, scelte le fabbriche e pianificati i tempi di realizzazione dei prodotti.

Pensiero finale

I problemi legati alle procedure di acquisto raramente emergono proprio nel momento in cui viene presa una decisione.

Si accumulano in silenzio, nascoste all’interno di impegni presi in passato e che all’epoca sembravano innocui.

L’obiettivo non è evitare tutti i rischi. È per… Rinvia le decisioni irrevocabili fino a quando non disporrai di informazioni sufficienti.

Perché nella ricerca delle fonti di approvvigionamento, la flessibilità è spesso più preziosa della velocità… e molto meno costosa dei rimpianti che potrebbero derivarne.

Cosa spinge i fornitori a prendere sul serio i clienti?

Prossimo…

I costi nascosti legati alle procedure di acquisto vengono spesso scoperti troppo tardi dalla maggior parte dei venditori