Che cos'è la RFQ nell'approvvigionamento? IL

Immagina questo: devi acquistare 500 nuove sedie da ufficio. Chiami tre fornitori diversi e ognuno ti offre un prezzo diverso, una data di consegna diversa e include cose diverse nella loro offerta. Come li paragoni in modo equo? Come fai a sapere che stai ottenendo l'offerta migliore e non solo il prezzo più basso?

Questo è esattamente il problema a Richiesta di preventivo (RFQ) è progettato per risolvere.

Se sei nuovo nel mondo degli acquisti o hai semplicemente bisogno di un ripasso, sei nel posto giusto. Questa guida non si limiterà a definire la richiesta di offerta: ti mostrerà esattamente come utilizzarla, completa di esempi reali e modelli gratuiti che puoi utilizzare oggi.

Immergiamoci.

 

 

Definizione della RFQ: è tutta una questione di prezzi competitivi

 

In poche parole, una richiesta di preventivo (RFQ) è un documento formale che invii ai fornitori quando sai esattamente di cosa hai bisogno e sei pronto per acquistare.

Il suo obiettivo principale è ottenere prezzi comparabili. Non stai cercando idee o soluzioni creative; stai facendo una semplice domanda: "Per questa cosa specifica , qual è il tuo miglior prezzo?"

Utilizzi una richiesta di offerta quando i tuoi requisiti sono chiari, quantificabili ed è improbabile che cambino. Pensa a cose come:

• 500 unità di un modello di computer specifico

• 10.000 metri di una particolare qualità di acciaio

• Servizi di pulizia di uffici per un edificio di 50.000 piedi quadrati per un anno

La chiave qui è la standardizzazione. Inviando gli stessi requisiti dettagliati a più fornitori, li costringi a competere su un piano di parità. Ciò rende la tua decisione basata sui dati e non su un sentimento istintivo.

 

RFQ vs. RFP vs. RFI: superare la confusione

 

È qui che molte persone inciampano. Questi tre acronimi sono correlati, ma hanno scopi molto diversi. Ecco il modo più semplice di pensarci:

 

	Quando usarlo	La domanda principale che stai ponendo
RFI (Richiesta di Informazioni)	Stai esplorando il mercato.	"Cosa puoi fare?"
RFP (Richiesta di proposta)	Hai un problema complesso e hai bisogno di una soluzione.	"Come risolveresti questo problema?"
RFQ (Richiesta di preventivo)	Sai esattamente di cosa hai bisogno e sei pronto per l'acquisto.	"Qual è il tuo prezzo per questo?"

 

Ecco l'accordo: L'invio di una RFP quando è necessaria una richiesta di offerta infastidirà i fornitori con lavoro non necessario. L'invio di una richiesta di offerta quando hai bisogno di una RFP ti farà ottenere prezzi per soluzioni che in realtà non soddisfano le tue esigenze. Scegliere lo strumento giusto è metà dell'opera.

 

Il processo di richiesta di offerta in 7 fasi: una tabella di marcia verso il successo

 

 

Un ottimo processo di richiesta di offerta è metodico. Garantisce equità, trasparenza e ti consente di ottenere il miglior risultato. Analizziamolo.

Passaggio 1: definire i requisiti
Prima di scrivere una sola parola, sii chiaro al 100% su cosa stai acquistando. Creare una scheda tecnica dettagliata. Per le sedie da ufficio, ciò include dimensioni, materiali, capacità di peso e colore. L’ambiguità qui è il tuo più grande nemico.

Passaggio 2: costruisci il tuo Elenco dei fornitori
Non puoi semplicemente scegliere i nomi da un cappello. Identifica 3-5 fornitori qualificati che hanno una comprovata esperienza nella fornitura di ciò di cui hai bisogno. Questa prequalificazione è fondamentale per risparmiare tempo in seguito.

Passaggio 3: crea il Documento di richiesta di offerta
Questo è il tuo progetto. Include una forte richiesta di offerta:

• Sfondo chiaro e istruzioni

• Dettagliato specifiche tecniche

• Termini commerciali (data di consegna, termini di pagamento, ecc.)

• Un formato di invio chiaro (usa il nostro modello qui sotto!)

Passaggio 4: avviare e gestire la comunicazione
Invia la richiesta di offerta a tutti i fornitori contemporaneamente. Stabilisci una scadenza realistica (di solito 1-3 settimane). Sii disponibile a rispondere a qualsiasi domanda chiarificatrice e condividi le risposte con  Tutto offerenti a mantenere l’equità.

Passaggio 5: ricevere e organizzare le risposte
Man mano che arrivano le citazioni, registrale in un foglio di calcolo standardizzato. Ciò rende il passaggio successivo molto più semplice.

Passaggio 6: valutare e premiare
Non si tratta solo di scegliere il numero più basso. Crea una semplice scorecard. Valuta ciascun fornitore in base al prezzo, ai tempi di consegna e alle prestazioni passate. Il prezzo più basso potrebbe provenire da un fornitore noto per non rispettare le scadenze: è un rischio che puoi correre?

Passaggio 7: debriefing e onboarding
Informa il fornitore vincitore e, cosa altrettanto importante, informa gli altri perché non sono stati selezionati. Questo costruisce buone relazioni a lungo termine. Quindi, passa rapidamente alla firma del contratto.

 

RFQ nel mondo reale

 

 

La teoria è buona, ma la pratica è migliore. Diamo un'occhiata a come funziona nei diversi settori.

Esempio 1: Produzione: approvvigionamento di un componente personalizzato

• Scenario: Hai bisogno di 5.000 staffe in alluminio lavorate su misura.

• La richiesta di offerta deve specificare: Disegni tecnici (file CAD), qualità del materiale (ad esempio, alluminio 6061), tolleranze, finitura superficiale e requisiti di imballaggio.

• Domanda del fornitore: Senza questi dettagli, un fornitore potrebbe richiedere una lega più debole e un altro potrebbe includere una finitura costosa di cui non hai bisogno. I tuoi paragoni non avrebbero valore.

Esempio 2: Approvvigionamento IT - Acquisto di laptop

• Scenario: dotare un nuovo team di 50 dipendenti.

• La richiesta di offerta deve specificare: modello esatto o specifiche minime (CPU, RAM, SSD), software incluso, durata della garanzia e programma di consegna.

• Suggerimento professionale: chiedi il Costo totale di proprietà (TCO), che include il prezzo di eventuali riparazioni future o estensione della garanzia, non solo il prezzo dell'etichetta.

 

La moderna richiesta di offerta: integrazione della sostenibilità

 

Oggi il procurement non è solo una questione di costi. È una questione di valore. E questo include il valore ambientale e sociale. La tua richiesta di offerta è un potente strumento per guidare la tua obiettivi di sostenibilità.

Puoi facilmente aggiungere una sezione sulla sostenibilità alla tua richiesta di offerta con domande come:

• "Quale percentuale di materiale riciclato viene utilizzata in questo prodotto?"

• "Potete fornire la documentazione delle vostre pratiche di lavoro etiche?"

• "Qual è la politica della vostra azienda sulla riduzione delle emissioni di carbonio?"

Ciò segnala ai fornitori che apprezzi le pratiche commerciali responsabili e ti fornisce dati concreti da tenere in considerazione nella tua decisione.

 

5 errori comuni nelle richieste di offerta che costano tempo e denaro

 

Abbiamo visto questi errori più e più volte. Evitali e sarai in vantaggio.

1. Specifiche vaghe: "Abbiamo bisogno di alcune sedie da ufficio" ti farà ottenere citazioni molto diverse. Sii specifico.

2. Ignorare il costo totale di proprietà: il prodotto più economico potrebbe avere costi di manutenzione elevati o una durata di vita breve. Pensa oltre il prezzo iniziale.

3. Povero Prequalificazione dei fornitori : Inviare una richiesta di offerta a un fornitore non qualificato fa perdere tempo a tutti. Prima fai i compiti.

4. Criteri di valutazione poco chiari: se i fornitori non sanno come li giudicherai (ad esempio, 70% prezzo, 30% velocità di consegna), non potranno offrirti la loro migliore offerta.

5. Il "buco nero" della comunicazione: non rispondere alle domande o non fornire feedback agli offerenti non selezionati brucia i ponti.

 

Scegliere gli strumenti: dai fogli di calcolo alle piattaforme specializzate

 

Il modo in cui gestisci il processo di richiesta di offerta dipende dalla complessità e dal volume dei tuoi acquisti.

• Fogli di calcolo ed e-mail: perfetti per le piccole aziende con richieste di offerta semplici e poco frequenti. È gratuito e flessibile, ma può diventare rapidamente caotico.

• Piattaforme di approvvigionamento elettronico : Strumenti come Fairmarkit o Deep Stream automatizzano l'intero processo, dall'invio di richieste di offerta alla raccolta e analisi delle risposte. Si tratta di un enorme risparmio di tempo per l'approvvigionamento frequente e complesso.

• Software di procurement completo: soluzioni come Sievo o Coupa integrano le richieste di offerta in un ecosistema di procurement più ampio, collegandole a contratti, analisi della spesa e fatturazione.

La tua scelta dovrebbe basarsi su una domanda: quanto tempo stiamo attualmente sprecando in attività manuali di RFQ?

 

Il tuo piano d'azione e il kit di strumenti gratuiti

 

Ora sei attrezzato per eseguire un processo di richiesta di offerta che sia equo, efficiente e offra un valore reale.

Ecco come iniziare:

1. Identificare un progetto pilota con requisiti chiari e diretti.

2. Scarica il nostro toolkit RFQ gratuito per iniziare in vantaggio.

3. Esegui la tua richiesta di offerta utilizzando la procedura in 7 passaggi descritta sopra.

 

Domande frequenti: padroneggiare il processo RFQ

 

1. D: A quanti fornitori dovrei inviare una richiesta di offerta?

A: C'è un punto debole. L'invio a soli 2-3 fornitori potrebbe non creare abbastanza concorrenza. L'invio a 10+ è inefficiente e gravoso per te e per loro. Consigliamo un elenco ristretto di Da 4 a 6 fornitori prequalificati . Ciò ti offre una buona gamma di opzioni da confrontare senza sopraffare la tua capacità di gestire il processo in modo efficace.

 

2. D: Cosa devo fare se un fornitore chiede chiarimenti dopo aver inviato la richiesta di offerta?

A: Questo è comune ed è un segno di un fornitore impegnato. La regola d'oro è trasparenza e correttezza . Rispondi chiaramente alla domanda, quindi invia l'esatto chiarimento a ogni fornitore che ha ricevuto la richiesta di offerta. Ciò garantisce condizioni di parità e impedisce a un singolo offerente di avere un vantaggio informativo.

 

3. D: Una richiesta di offerta è legalmente vincolante una volta che un fornitore invia un preventivo?

A: No, non in genere. Una RFQ è un invito rivolto ai fornitori a presentare un'offerta (il loro preventivo). Non sei obbligato ad accettarne nessuno. Il contratto legale si forma solo quando si emette un atto formale Ordine di acquisto (PO) o firmare un contratto basato su quel preventivo. Includi sempre nella tua richiesta di offerta la dicitura che non si tratta di un impegno di acquisto.

 

4. D: Il preventivo di un fornitore è risultato molto più basso rispetto a quello degli altri. È sempre questa la scelta migliore?

A: Sii cauto. Una quotazione significativamente più bassa può essere un segnale di allarme. Il fornitore potrebbe aver frainteso i requisiti, aver utilizzato materiali di qualità inferiore o aver commesso un errore nei costi (che potrebbe tentare di correggere in seguito). È tua responsabilità esaminare attentamente il preventivo e porre domande chiarificatrici prima di aggiudicare l'attività.

 

5. D: Posso negoziare dopo aver ricevuto le risposte alla RFQ?

A: Assolutamente. Il processo RFQ spesso apre la porta alla negoziazione. Puoi tornare dai tuoi fornitori preferiti e chiedere se possono migliorare la loro offerta, soprattutto se hai un'offerta più competitiva da un altro fornitore qualificato. Questo passaggio finale può spesso assicurarti condizioni o prezzi ancora migliori.

 

6. D: Quanto tempo devo concedere ai fornitori per rispondere?

A: Dipende dalla complessità. Per articoli semplici e pronti all'uso, 1-2 settimane di solito è sufficiente. Per beni o servizi più complessi e personalizzati, consentire 2-4 settimane . Sii sempre realista: la fretta dei fornitori può portare a preventivi imprecisi o scoraggiare i tuoi migliori partner dal fare offerte.

 

7. D: Qual è il modo migliore per gestire un fornitore storico (il nostro attuale fornitore)?

A: Includili nel processo, ma non riservare loro un trattamento speciale. Devono competere alle stesse condizioni dei nuovi potenziali fornitori. Questo è fondamentale per verificare che stai ancora ottenendo un prezzo di mercato equo e un buon servizio. A volte vince l’operatore storico e il processo ne rafforza il valore; altre volte trovi un partner migliore.

 

8. D: Un fornitore chiave ha rifiutato di partecipare alla nostra richiesta di offerta. Perché dovrebbero farlo?

A: Ci sono alcuni motivi comuni. Potrebbero essere a piena capacità e troppo occupati per intraprendere nuovi lavori. La tua richiesta di offerta potrebbe non essere abbastanza interessante dal punto di vista finanziario per loro. Oppure potrebbero percepire il tuo processo come ingiusto o parziale nei confronti di un concorrente più economico. Vale la pena fare una cortese telefonata per capire le loro ragioni: il loro feedback può essere prezioso.

 

9. D: Dovremmo sempre aggiudicare l'aggiudicazione all'offerente qualificato con il prezzo più basso?

A: Non necessariamente. L'obiettivo è il migliore valore , non solo più basso prezzo . Tuo criteri di valutazione dovrebbe riflettere questo. Se un fornitore costa il 5% in più ma offre tempi di consegna migliori del 10% e un supporto post-vendita superiore, potrebbe apportare un valore complessivo maggiore alla tua attività. Utilizzare un modello di punteggio per prendere questa decisione in modo obiettivo.

 

10. D: Utilizziamo firme digitali. Un preventivo inviato via email con firma digitale è considerato valido?

A: Nella maggior parte dei contesti aziendali, sì. Una firma elettronica o anche un preventivo formale su carta intestata aziendale inviato via e-mail è generalmente considerato un'offerta valida e vincolante da parte del fornitore. Assicurati solo che i termini della tua richiesta di offerta dichiarino che gli invii elettronici sono accettabili.