Quali sono i quattro tipi di appalto? Linee guida e casi di settore

Quando la tua azienda ha bisogno di acquistare materie prime, abbonamenti software, servizi di pulizia e un nuovo edificio per uffici, utilizzi lo stesso approccio agli appalti per tutti loro? Se hai risposto no, stai già riconoscendo che acquisti diversi richiedono strategie diverse, che tu te ne renda conto o meno.

Comprendere i quattro tipi di appalti non è solo teoria accademica. È la base per ottimizzare la spesa, gestire il rischio e generare valore strategico reale. Analizziamo cosa significa realmente ciascun tipo e come applicarli nella tua organizzazione.

 

 

Chiarire la confusione: definiti i 4 tipi di appalto

 

La maggior parte delle discussioni sugli appalti sbagliano semplificando eccessivamente. Ecco cosa devi realmente sapere:

Appalti diretti : La roba per fare soldi
Questo è ciò che entra nel tuo prodotto o servizio finale. Se sei un produttore, sono le tue materie prime. Se sei un ristorante, sono gli ingredienti del tuo cibo. Se sei un'azienda di software, è la tua infrastruttura cloud che supporta direttamente il tuo prodotto.

Ecco il punto: l'approvvigionamento diretto ha un impatto diretto sulle tue entrate. Quando queste forniture si fermano, la tua produzione si ferma. Ecco perché esige rapporti strategici con i fornitori , non solo acquisti transazionali.

Appalti indiretti : La spesa “Keep the Lights On”.
Questo è tutto ciò che fa funzionare la tua attività ma non finisce nel tuo prodotto finale. Pensa alle forniture per ufficio, ai servizi pubblici, alle attrezzature per la manutenzione e agli abbonamenti software come Slack o Microsoft Office.

La sfida? Questa spesa è spesso frammentata tra i dipartimenti e manca di visibilità. Ma ecco l'opportunità: la gestione strategica degli appalti indiretti può garantire rapidi risultati e notevoli risparmi sui costi.

Approvvigionamento di servizi: la competenza che non hai internamente
Ciò copre tutto, dalle agenzie di consulenza e marketing al personale temporaneo e agli appaltatori specializzati. La grande differenza? Stai acquistando conoscenza e risultati, non prodotti fisici.

La chiave con appalto di servizi è che stai gestendo risultati finali e relazioni, non inventario. Ciò richiede contratti diversi, metodi di valutazione diversi e approcci diversi alla gestione delle relazioni.

Appalti con spese in conto capitale (CapEx): i grandi investimenti
Si tratta dell'acquisto di risorse a lungo termine: costruzione di una nuova struttura, acquisto di attrezzature importanti o sistemi software aziendali. Queste decisioni hanno implicazioni finanziarie pluriennali e di solito richiedono l’approvazione esecutiva.

Cosa rende CapEx diverso? Il processo di valutazione è più lungo, la posta in gioco è più alta e stai prendendo decisioni che avranno un impatto sulla tua attività negli anni a venire.

 

Attraverso la lente del settore: applicazioni del mondo reale

 

La teoria è interessante, ma come funziona effettivamente nei diversi settori? Lascia che te lo mostri.

 

Nella produzione:

• Diretto: Acciaio, resine plastiche, componenti elettronici

• Indiretto: attrezzature di sicurezza, lubrificanti per macchine, forniture per la manutenzione della fabbrica

• Servizi: riparazione attrezzature, logistica e trasporti, lavoro temporaneo

• CapEx: robot industriali, macchinari per linee di produzione, ampliamento del magazzino

Nella tecnologia:

• Diretto: risorse di cloud computing, hardware di data center per prodotti rivolti al cliente

• Indiretto: mobili per ufficio, software di produttività, pranzi di gruppo

• Servizi: appaltatori di sviluppo software, audit di sicurezza informatica, agenzie di marketing digitale

• CapEx: sedi aziendali, costruzione di data center, licenze delle principali piattaforme software

Nella sanità:

• Diretto: prodotti farmaceutici, strumenti chirurgici, impianti medici

• Indiretto: forniture amministrative, servizi di pulizia, biancheria per i pazienti

• Servizi: Manutenzione apparecchiature mediche, personale infermieristico temporaneo, supporto informatico

• CapEx: macchine per risonanza magnetica, costruzione di ali ospedaliere, sistemi di cartelle cliniche elettroniche

Lo schema qui è cruciale: il tuo settore determina quale tipo di appalto merita la massima attenzione e risorse.

 

La scorciatoia per le piccole imprese: un approccio semplificato

 

 

Se fai parte di un'organizzazione più piccola, il modello a quattro tipi potrebbe sembrare opprimente. Ecco come adattarlo:

La regola 80/20 per gli appalti:
Concentra l'80% dei tuoi sforzi sul 20% della spesa che potrebbe davvero danneggiare la tua attività se gestita male.

Tre categorie semplificate:

1. Materiali per fare soldi (La tua versione di Approvvigionamento diretto)

   • Tutto ciò che influisce direttamente sulla tua capacità di fornire ai clienti

   • Gestire relazioni con fornitori strategici e piani di backup

2. Elementi essenziali per l'azienda (Combinazione di servizi indiretti e servizi)

   • Tutto il necessario per eseguire le tue operazioni

   • Focus su consolidamento ed efficienza

3. Investimenti rivoluzionari (Il tuo CapEx)

   • Acquisti importanti che faranno crescere o trasformeranno la tua attività

   • Richiedono un'analisi approfondita del ROI e input esecutivi

Ho visto piccole aziende risparmiare il 15-20% sulla spesa complessiva semplicemente implementando questo semplice sistema di categorizzazione.

 

Approvvigionamento con uno scopo: integrare la sostenibilità

 

Oggi, ogni decisione in materia di approvvigionamento comporta implicazioni ambientali e sociali. Ecco come integrare la sostenibilità in ciascuna tipologia di approvvigionamento:

Per gli appalti diretti:
Chiedi ai tuoi fornitori: "Qual è la tua impronta di carbonio per la produzione di questi materiali?" e "Potete garantire trasparenza nelle pratiche lavorative della vostra catena di fornitura?"

Per gli appalti indiretti:
Scegli fornitori che offrano alternative sostenibili, come forniture per ufficio riciclate o apparecchiature ad alta efficienza energetica. Piccoli cambiamenti qui si sommano rapidamente.

Per l'approvvigionamento di servizi:
Valutare i potenziali partner in base alle loro politiche sulla diversità, alle pratiche salariali eque e agli impegni ambientali. I loro valori diventano un'estensione del tuo marchio.

Per Spese in conto capitale:
Rendi l'efficienza energetica e l'impatto ambientale criteri chiave nella tua valutazione. Le nuove apparecchiature di produzione dovrebbero essere valutate sia in termini di costi che di emissioni di carbonio.

La parte migliore? Appalti sostenibili spesso è in linea con il risparmio sui costi. Le apparecchiature ad alta efficienza energetica costano meno da utilizzare. I fornitori etici in genere hanno una fidelizzazione e una qualità migliori.

 

Il tuo piano d'azione in 4 fasi: dalla teoria ai risultati

Conoscere le categorie è una cosa, implementarle è un'altra. Ecco la tua tabella di marcia:

Fase 1: Condurre a Analisi della spesa
Estrai i dati dal tuo sistema contabile negli ultimi 12 mesi. Categorizza ogni acquisto significativo. Probabilmente scoprirai modelli di spesa che non avevi mai notato.

Passaggio 2: mappare i quattro tipi
Assegnare ciascuna categoria di spesa a uno dei quattro tipi di approvvigionamento. Solo questo rivelerà dove focalizzare la tua attenzione.

Passaggio 3: sviluppare strategie di categoria

• Diretto: focus sui rapporti con i fornitori e sulla gestione del rischio

• Indiretto: favorire l'efficienza e il consolidamento

• Servizi: enfatizzare risultati finali chiari e parametri di prestazione

• CapEx: implementare una valutazione rigorosa e un'analisi del ROI

Passaggio 4: implementare e perfezionare
Inizia prima con le categorie con la spesa più alta. Forma il tuo team, stabilisci nuovi processi e imposta cicli di revisione regolari.

 

Misurare ciò che conta: KPI per ogni categoria

 

Non puoi migliorare ciò che non misuri. Ecco i parametri chiave per ciascun tipo di approvvigionamento:

KPI dell'approvvigionamento diretto:

• Tassi di difetto dei fornitori

• Prestazioni di consegna puntuali

• Costo totale di proprietà (non solo il prezzo di acquisto)

KPI di approvvigionamento indiretto:

• Efficienza del processo (tempo del ciclo dell'ordine di acquisto)

• Conformità con i fornitori preferiti

• Risparmio sui costi rispetto ai periodi precedenti

KPI di approvvigionamento di servizi:

• Conformità all'accordo sul livello di servizio (SLA).

• Soddisfazione degli stakeholder interni

• Rispetto del budget

KPI delle spese in conto capitale:

• Completamento del progetto rispettando tempi e budget

• Ritorno sull'investimento rispetto alle proiezioni

• Tassi di utilizzo delle risorse

 

Il tuo toolkit gratuito per la trasformazione dell'approvvigionamento

 

Potrebbe sembrare molto da implementare, motivo per cui abbiamo creato strumenti per renderlo pratico.

[Scarica il tuo toolkit gratuito per la classificazione degli appalti]

Otterrai:

• Modello di analisi della spesa (Excel) - Per classificare la spesa corrente

• Scorecard di valutazione del fornitore - Per confrontare i fornitori in modo obiettivo

• Valutazione dello stato di salute degli appalti - Per identificare le tue maggiori opportunità

• Lista di controllo dell'implementazione - Quindi non perdi nessun passaggio cruciale

Questi sono esattamente gli stessi strumenti che utilizziamo con i nostri clienti per aiutarli a costruire operazioni di procurement di livello mondiale.

 

I tuoi prossimi passi

Inizia con un'area. Scegli la categoria con la spesa più alta e applica la strategia appropriata. Le informazioni acquisite probabilmente ripagheranno lo sforzo nei primi mesi.

Ricorda, l'obiettivo non è la perfezione: è il progresso. Ogni passo compiuto verso una gestione più strategica degli approvvigionamenti produrrà rendimenti composti.

Pronto a trasformare il tuo approccio agli acquisti? Scarica il tuo toolkit gratuito qui sopra o, se desideri una guida personalizzata, [programma una consulenza gratuita con i nostri esperti di procurement]. Ti aiuteremo ad applicare questi framework al tuo contesto aziendale specifico.

 

Domande frequenti: padroneggiare la categorizzazione degli appalti

 

1. D: Come gestiamo gli acquisti che sembrano rientrare in più di una categoria?

A: Questo è comune. La chiave è identificare il scopo aziendale primario . Ad esempio, acquistare laptop per i tuoi nuovi sviluppatori di software è un Diretto appalti se stanno costruendo il tuo prodotto, ma Indiretto se sono per il team delle risorse umane. Crea una regola semplice: "Quale voce di conto economico è supportata da questo costo?" Questo di solito chiarisce la categoria.

 

2. D: La nostra azienda sta crescendo rapidamente. A che punto dovremmo separare formalmente la gestione di queste diverse tipologie di appalti?

A: Una buona regola pratica è quando la spesa annuale raggiunge un punto in cui un risparmio del 10% in una qualsiasi categoria giustificherebbe un ruolo part-time dedicato. Per la maggior parte delle aziende, si tratta di una spesa annuale di circa 5-10 milioni di dollari. Prima di ciò, utilizza il modello semplificato a tre categorie, ma assegna un "proprietario" per ciascuna all'interno del tuo team esistente.

 

3. D: Come possiamo convincere altri dipartimenti (come Marketing o Ricerca e Sviluppo) a seguire queste categorie di approvvigionamento?

A: Non guidare con il quadro degli appalti. Collabora invece con loro per risolvere i loro problemi. Per il marketing, inquadrare l'approvvigionamento di servizi come un modo per ottenere risultati migliori dalle proprie agenzie. Per la ricerca e sviluppo, inquadrare l'approvvigionamento diretto come un modo per garantire che non rimangano mai senza materiali critici. Quando vedono il valore dei loro obiettivi, segue l'adozione.

 

4. D: Siamo un'organizzazione no-profit. Anche per noi valgono queste stesse categorie?

A: Assolutamente sì, ma il focus si sposta. Il tuo approvvigionamento "diretto" potrebbe riguardare materiali relativi al programma. "CapEx" potrebbe essere un nuovo edificio per i servizi alla comunità. Il quadro è universale, ma la tua strategia per ciascuna tipologia sarà guidata dalla tua missione e dalle esigenze dei donatori, non dai margini di profitto.

 

5. D: Qual è il rischio maggiore di sbagliare queste categorie?

A: Allocazione errata delle risorse e dei talenti. L’errore più comune è trattare gli appalti diretti ad alto rischio come semplici appalti indiretti transazionali. Ciò può portare a interruzioni della catena di approvvigionamento che interrompono le operazioni. Al contrario, sovraccaricare il processo per gli acquisti indiretti di basso valore crea burocrazia inutile e rallenta il tuo team.

 

6. D: Come dovrebbe essere il nostro strategia di negoziazione differiscono tra queste categorie?

A: Il tuo approccio dovrebbe variare in modo significativo:

• Diretto: negoziare partenariati a lungo termine e rischi condivisi.

• Indiretto: negoziare sconti sui volumi ed efficienza.

• Servizi: negoziare risultati finali, KPI e flessibilità chiari.

• CapEx: negoziare il supporto del ciclo di vita, le garanzie e la protezione dal futuro.

 

7. D: Un singolo fornitore può rientrare in più categorie di approvvigionamento?

A: Sì, e questo è il segno di un partner strategico forte. Ad esempio, un fornitore di tecnologia potrebbe essere un fornitore diretto di infrastruttura cloud, un fornitore di servizi per l'implementazione e un fornitore di CapEx per un'importante licenza software. In questi casi, gestisci la relazione in modo olistico ma negozia ogni tipo di spesa con la sua strategia appropriata.

 

8. D: In che modo le operazioni globali influiscono su questo modello di categorizzazione?

A: Le categorie rimangono le stesse, ma l'esecuzione varierà in base alla regione. Le normative locali, le norme culturali e la maturità del mercato influenzeranno il modo in cui gestisci ciascuna tipologia. Una strategia globale valida per tutti spesso fallisce. Il framework ti offre un modo coerente per analizzare e adattare il tuo approccio a ciascuna regione.

 

9. D: Che ruolo dovrebbe svolgere la tecnologia nella gestione di queste diverse tipologie?

A: Il tuo stack tecnologico dovrebbe supportare il flusso di lavoro unico di ciascuna categoria. Non forzare uno strumento a fare tutto. Potresti usare:

• Una sofisticata piattaforma S2P per Direct e CapEx.

• Un sistema di P-card semplificato e facile da usare per Indirect.

• Uno strumento specializzato di gestione dei contratti e del SOW per i Servizi.

 

10. D: Come misuriamo il successo complessivo dell'implementazione di questo approccio categorizzato?

A: Oltre ai KPI specifici della categoria, tieni traccia delle metametriche:

• Tempo di ciclo: stiamo prendendo decisioni più velocemente in ciascuna categoria?

• Soddisfazione degli stakeholder: i clienti interni sono più soddisfatti del supporto che ricevono?

• Evitare i costi: stiamo prevenendo acquisti sbagliati, non solo ottenendo prezzi più bassi?

• Riduzione del rischio: abbiamo avuto meno interruzioni della fornitura o problemi di conformità?