Quali sono le 5 P dell'acquisto? Una guida per i professionisti degli appalti

Se hai cercato online "le 5 P dell'acquisto", probabilmente ti sei trovato più confuso di quando hai iniziato. La maggior parte degli articoli parla delle 4 P del marketing o discute invece dei "5 diritti" del procurement.

Ecco la verità: la struttura delle 5 P negli acquisti è fondamentalmente diversa dal marketing e, se compresa correttamente, diventa uno degli strumenti più potenti nel tuo kit di strumenti per gli appalti.

Chiariamo la confusione una volta per tutte.

 

 

Oltre il marketing: perché questo quadro è importante nel procurement

 

Le classiche 4 P del marketing (Prodotto, Prezzo, Luogo, Promozione) si concentrano sulla vendita. Ma nel procurement ci concentriamo sugli acquisti strategici. Ecco perché abbiamo adattato il quadro con una quinta P cruciale: Processo.

Mettiamola in questo modo: mentre il marketing cerca di influenzare gli acquirenti, il procurement deve prendere decisioni di acquisto informate e strategiche che incidono sui profitti. Le 5 P ti offrono un modo strutturato per valutare ogni decisione di acquisto in modo olistico.

 

Le 5 P del Procurement destrutturate

 

Prodotto: è molto più che semplici specifiche

Negli appalti, il "Prodotto" va ben oltre le caratteristiche di base. Stiamo parlando dell'analisi totale dei requisiti.

Lascia che ti faccia un esempio reale. Quando si acquistano attrezzature industriali, non ci si limita a guardare le specifiche della macchina. Devi considerare:

• Requisiti di manutenzione e disponibilità del servizio

• Compatibilità con i sistemi esistenti

• Dati sulla durata prevista e sull'affidabilità

• Certificazioni di conformità ambientale

• Requisiti di formazione per la tua squadra

L'errore più grande che vedo? Le aziende si concentrano esclusivamente sul prezzo di acquisto iniziale senza considerare cosa succede se il prodotto si rompe in due anni. Pensa sempre all’intero ciclo di vita del prodotto.

 

Prezzo: comprensione Costo totale di proprietà

È qui che la maggior parte delle persone sbaglia. Il prezzo non è solo il numero sulla fattura.

Analizziamo ciò che conta davvero:

• Costo di acquisizione: il prezzo di acquisto effettivo

• Costi operativi: consumo energetico, materiali di consumo necessari

• Costi di manutenzione: Contratti di assistenza, pezzi di ricambio

• Costi di smaltimento: tasse ambientali, costi di riciclaggio

• Costi nascosti: tempi di formazione, tempi di inattività dell'installazione

Ecco una semplice regola: se non stai calcolando il costo totale di proprietà (TCO), non stai realmente comprendendo i tuoi costi.

 

 

Posto: Decisioni strategiche sull'approvvigionamento

""Posizionare" nel procurement significa ottimizzare la geografia della catena di fornitura. Si tratta di bilanciare costi e rischi.

Considera queste domande:

• Di quanti fusi orari è lontano il tuo fornitore?

• Qual è la stabilità politica della loro regione?

• Ci sono singoli punti deboli nella vostra catena logistica?

• Qual è il tuo compromesso tra costo di mantenimento dell'inventario e costo di spedizione?

Durante la pandemia, le aziende che avevano diversificato la propria strategia “Place” sono sopravvissute alle interruzioni della catena di approvvigionamento molto meglio di quelle che si affidavano a singole regioni di approvvigionamento.

 

Processo: il motore di approvvigionamento

Questa è la P che rende unico il procurement. I tuoi processi determinano la tua efficienza e conformità.

Un forte processo di approvvigionamento include:

• Standardizzato qualificazione dei fornitori

• Chiari flussi di lavoro di approvazione

• Sistemi automatizzati per gli ordini di acquisto

• Revisioni regolari delle prestazioni

• Meccanismi di miglioramento continuo

Ho visto aziende risparmiare centinaia di ore al mese semplicemente semplificando il processo di richiesta-ordine. Il processo giusto non riguarda la burocrazia, ma la rimozione degli attriti.

 

Persone: l'elemento umano

Le persone non sono solo il tuo team interno. Questa P copre tutti nel tuo ecosistema di fornitura.

Devi considerare:

• Rapporti con i fornitori : Stai costruendo partnership o semplicemente transazioni?

• Stakeholder interni: ti stai allineando con le loro reali esigenze?

• Capacità del team: il tuo team ha le competenze giuste per il procurement moderno?

• Supporto al management: i dirigenti comprendono il valore strategico del procurement?

Ricorda: la migliore strategia fallisce senza le persone giuste che la mettono in atto.

 

5 P contro 5 diritti: scegliere il quadro normativo

 

Forse ti starai chiedendo in cosa differisce dai "5 diritti" degli appalti (giusta qualità, quantità, prezzo, tempo, luogo). Ecco la semplice distinzione:

I 5 diritti sono le tue misure di risultato: ti dicono se hai preso una buona decisione.
Le 5 P sono il tuo quadro decisionale: ti aiutano innanzitutto a prendere la buona decisione.

Utilizza i 5 diritti per valutare la performance e le 5 P per guidare la tua strategia.

 

Mettere la teoria in pratica: applicazioni nel mondo reale

 

Esempio di produzione: approvvigionamento di materie prime

Quando si aiuta un cliente a procurarsi componenti in alluminio , abbiamo applicato le 5 P in questo modo:

• Prodotto: specificata non solo la composizione della lega ma anche i requisiti di finitura superficiale e gli standard di certificazione

• Prezzo: TCO calcolato inclusa la percentuale di scarti di lavorazione e il valore di riciclaggio

• Luogo: nonostante il prezzo unitario più elevato, è stato scelto un fornitore regionale perché i costi logistici erano inferiori del 40%.

• Processo: implementazione della consegna just-in-time con trigger di inventario automatizzati

• Persone: coinvolgimento del team tecnico del fornitore nei miglioramenti della progettazione che hanno ridotto gli sprechi di materiale

Il risultato? Costi totali inferiori del 15% e consegna puntuale del 99,8%.

 

Le moderne 5 P: estensioni digitali e sostenibili

 

Il procurement di oggi richiede un aggiornamento del nostro modo di pensare:

• Prodotto digitale: ora include funzionalità di sicurezza dei dati e compatibilità API

• Prezzi dinamici: prezzi di mercato in tempo reale e automazione dei contratti

• Luogo virtuale: fornitori basati sul cloud e fornitura di servizi digitali

• Processo automatizzato: analisi basate sull'intelligenza artificiale e blockchain per la verifica

• Persone in rete: collaborazione remota e gestione del team globale

Inoltre, ora integriamo Considerazioni ESG in ogni P: dai materiali sostenibili alle pratiche di lavoro etiche.

 

Il tuo kit di strumenti di implementazione delle 5 P

 

Conoscere la teoria è una cosa; applicarlo è un'altra. Ecco perché abbiamo creato un kit di strumenti pratici che puoi utilizzare immediatamente.

[Scarica il tuo toolkit gratuito per gli appalti delle 5 P]

Include:

• Lista di controllo per la decisione delle 5 P: non perdere mai più un fattore critico

• Modello di calcolo del TCO: automatizza i calcoli dei costi totali

• Valutazione dei fornitori Scorecard: confronta i fornitori in modo obiettivo

• Roadmap di implementazione: guida passo passo per implementarla

 

I tuoi prossimi passi

Inizia in piccolo. Scegli una categoria di spesa e applica il quadro delle 5 P alla tua prossima decisione di approvvigionamento. Rimarrai sorpreso di quanto diventeranno più chiare le tue opzioni.

Ricorda, l'obiettivo non è la perfezione: è il progresso. Ogni volta che utilizzerai questo framework, prenderai decisioni migliori e creerai più valore per la tua organizzazione.

Pronto a trasformare il tuo approccio agli acquisti? Scarica il tuo toolkit gratuito qui sopra oppure, se desideri una guida personalizzata, [ programma una rapida consultazione con i nostri esperti di procurement ]. Ti aiuteremo ad applicare questi principi alle tue sfide specifiche.

 

Domande frequenti: Attuazione del quadro delle 5 P

 

1. D: Come adattiamo il quadro delle 5 P per l'acquisto di servizi anziché di beni fisici?

A: I principi sono gli stessi, ma la tua attenzione cambia. Per "Prodotto", definire chiaramente l'ambito del lavoro e i risultati finali. Per il "Prezzo", concentrati su modelli di prezzo o di fidelizzazione basati sul valore piuttosto che sul costo unitario. Il "Luogo" riguarda la posizione del fornitore di servizi e la sua capacità di fornire servizi in remoto o in loco. Il "processo" implica la gestione accordi sul livello di servizio (SLA) e le "Persone" sono assolutamente fondamentali: stai acquistando la loro esperienza e la qualità del loro team.

 

2. D: La nostra azienda è piccola e non dispone di un team dedicato agli approvvigionamenti. Questo quadro è troppo complesso per noi?

A: Affatto. In effetti, è più prezioso perché fornisce una struttura che potrebbe mancarti. Inizia applicandolo prima ai tuoi acquisti più grandi o più complessi. Non hai bisogno di software sofisticato; un semplice foglio di calcolo in cui annotare le considerazioni per ciascuna delle 5 P migliorerà notevolmente il tuo processo decisionale e preverrà costose sviste.

 

3. D: Qual è l'errore più comune che le aziende commettono quando utilizzano per la prima volta le 5 P?

A: Trattano le P come una lista di controllo piuttosto che come un sistema interconnesso. L'errore più grande è concentrarsi troppo sul "Prezzo" in modo isolato. Ad esempio, un "Prodotto" più economico potrebbe rovinare il tuo "Processo" con guasti costanti e richiedere più ore di "Persone" per la gestione. Analizza sempre l'impatto di una decisione presa da una P sulle altre quattro.

 

4. D: Come gestiamo una situazione in cui i nostri stakeholder interni preferiscono fortemente un fornitore che ottiene un punteggio scarso nella valutazione delle 5 P?

A: Usa la struttura per spersonalizzare la conversazione. Non limitarti a dire "Non mi piace quel fornitore". Presenta invece i dati. Mostrate loro, sulla base della scorecard delle 5 P, dove il fornitore preferito presenta punti deboli (ad esempio, TCO più elevato, "Luogo" più rischioso, "Processi" più deboli) e discutete in modo collaborativo se tali rischi sono accettabili. Trasforma un argomento soggettivo in una discussione aziendale oggettiva.

 

5. D: Possiamo utilizzare le 5 P per valutare i nostri fornitori esistenti, non solo quelli nuovi?

A: Assolutamente, e dovresti! Condurre una revisione annuale o semestrale delle 5 P con i principali fornitori storici. Aiuta a identificare le aree di miglioramento nella relazione. Forse il loro "Prodotto" è ancora buono, ma il loro "Processo" di fatturazione sta causando problemi al tuo team contabile. Questa revisione diventa la base per una revisione aziendale strategica e costruttiva.

 

6. D: Quanto tempo è generalmente necessario per ottenere un ROI tangibile dopo l'implementazione di questo framework?

A: Puoi vedere vantaggi immediati fin dal primo progetto di sourcing a cui lo applichi, evitando una decisione sbagliata. Per un ROI finanziario più ampio e misurabile (come costi ridotti o meno interruzioni causate dai fornitori), la maggior parte delle organizzazioni vede un impatto chiaro entro 6-12 mesi quando il quadro si incorpora nella tua cultura.

 

7. D: Cosa succede se un fornitore è eccellente in 4 P ma debole in una? Dovremmo squalificarli automaticamente?

A: Raramente. L’obiettivo è un processo decisionale equilibrato, non la perfezione. La chiave è comprendere il contesto della debolezza. Se un fornitore è debole in "Luogo" (ad esempio, è lontano), puoi mitigarlo con un migliore "Processo" di inventario? Se sono deboli in "Persone", è un problema di formazione su cui puoi aiutarli? Utilizzare il framework per identificare i rischi, non solo per eliminare i fornitori.

 

8. D: Come si integra questo framework con il nostro software ERP o procurement esistente?

A: Pensa alle 5 P come al livello strategico che guida il modo in cui utilizzi i tuoi strumenti. Il tuo software gestisce i dati; il quadro ti aiuta a interpretarlo. Puoi creare campi personalizzati nei profili dei tuoi fornitori per acquisire i punteggi 5 P o utilizzare le categorie per strutturare i documenti RFQ e i criteri di valutazione all'interno del sistema.

 

9. D: Chi della nostra azienda dovrebbe essere coinvolto nel punteggio "Persone" P?

A: Non lasciare che gli appalti riescano a segnare questo risultato da soli. Le "persone" dovrebbero essere valutate da chiunque interagisca con loro. Ciò include il team tecnico che verifica le proprie competenze, l'account manager che gestisce il rapporto e il team finanziario che si occupa dei contatti di fatturazione. Fondamentale è una visione a 360 gradi.

 

10. D: Abbiamo una scadenza ravvicinata. Va bene saltare alcune delle analisi delle 5 P per muoversi più velocemente?

A: Un processo affrettato porta spesso a costose rilavorazioni. Invece di saltare, esegui una versione "leggera". Dedica 30 minuti a una valutazione rapida e di alto livello di tutte le 5 P. Questo è spesso sufficiente per far emergere importanti segnali di allarme. È meglio fare una rapida revisione di tutti e cinque piuttosto che un'analisi approfondita solo di uno o due. Il potere del framework sta nelle connessioni tra le P.