Come misurare la sostenibilità nei KPI del procurement: una guida pratica

Ti conosci Dovrebbe misurare la sostenibilità. Il tuo CEO te lo sta chiedendo. I tuoi clienti se lo aspettano. E francamente, è la cosa giusta da fare.

Ma ecco il problema: hai un elenco di potenziali KPI, ma non hai un'idea chiara di come trasformarli in numeri reali. Qual è la formula? Dove trovi i dati? E come iniziare senza lasciarsi travolgere?

Ti sembra familiare? Non sei solo.

Questa guida è diversa. Stiamo andando oltre gli elenchi teorici. Ti offriamo un manuale chiaro e dettagliato per calcolare, monitorare e creare report sui tuoi dati performance di approvvigionamento sostenibile . Costruiamo la tua strategia di misurazione da zero.

 

 

Perché la maggior parte Iniziative KPI Fallire (e come evitare la trappola)

 

Molte aziende iniziano con entusiasmo. Raccolgono un lungo elenco di parametri che sembrano impressionanti. Poi, la realtà colpisce.

Si rendono conto che i dati sono sparsi in diversi dipartimenti. Le formule non sono chiare. E non hanno idea di quali parametri dare priorità per primi. Il progetto è in fase di stallo e la sostenibilità rimane un punto di discussione "bello da avere".

Il segreto del successo non è un elenco più lungo. È un quadro più intelligente. Hai bisogno di un approccio strutturato che cresca con il tuo programma.

 

Un semplice Struttura a 3 livelli per i tuoi KPI

Pensa ai tuoi KPI su tre livelli, dalla conformità di base all'impatto strategico. Questo ti aiuta a iniziare in piccolo e a crescere.

• Livello 1: KPI di conformità - "Stiamo seguendo le regole?"

  • Queste sono le tue fondamenta. Monitorano il rispetto delle politiche di base. Sono spesso i più facili da misurare e riguardano la gestione del rischio.

  • Esempi: tasso di approvazione del Codice di condotta dei fornitori, percentuale di fornitori ad alto rischio selezionati.

• Livello 2: KPI prestazionali: "Come stiamo andando?"

  • Una volta impostate le basi, questi parametri mostrano come la sostenibilità è integrata nelle operazioni e nelle spese quotidiane.

  • Esempi: percentuale di spesa sostenibile, punteggio ESG medio del fornitore.

• Livello 3: KPI di impatto: "Che valore stiamo creando?"

  • Questo è il livello strategico. Questi KPI collegano le attività di approvvigionamento a obiettivi aziendali e ambientali più ampi. Sono i più potenti per riferire alla leadership.

  • Esempi: riduzione delle emissioni di carbonio, quantità di contenuto riciclato utilizzato.

Questo quadro ti impedisce di provare a fare tutto in una volta. Puoi iniziare con il Livello 1 e costruire da lì.

 

La tua libreria KPI principale: formule e calcoli reali

 

È qui che la teoria incontra la pratica. Analizziamo alcuni dei KPI più preziosi con formule precise e numeri reali.

 

 

KPI1: Percentuale di spesa sostenibile

• Cosa ti dice: La percentuale della spesa totale che è in linea con i criteri di sostenibilità definiti.

• La formula:
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• Dove trovare i dati: Il tuo sistema ERP o di analisi della spesa. Il tuo elenco di fornitori certificati/preferiti.

• Esempio lavorato:

  • Supponiamo che la tua azienda, "ABC Manufacturing", abbia registrato una spesa totale per l'approvvigionamento di $ 1.000.000 nell'ultimo trimestre.

  • La tua spesa con fornitori certificati Fair Trade o con una valutazione EcoVadis di alto livello è stata di $ 350.000.

  • Il tuo calcolo: ($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • Il tuo KPI: la percentuale di spesa sostenibile è del 35%.

 

KPI2: Audit ESG dei fornitori Tasso di completamento

• Cosa ti dice: quanto efficacemente gestisci il rischio nelle aree più critiche della catena di fornitura.

• La formula:
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• Dove trovare i dati: il database di valutazione del rischio dei fornitori; registrazioni di audit interni.

• Esempio lavorato:

  • Hai identificato 50 fornitori come "ad alto rischio" in base al loro settore e alla loro ubicazione.

  • Negli ultimi 12 mesi, hai completato audit ESG (in loco o da remoto) per 18 di essi.

  • Il tuo calcolo: (18 / 50) x 100 = 36%

  • Il tuo KPI: il tasso di completamento degli audit ESG del tuo fornitore è del 36%.

 

KPI3: Riduzione delle emissioni di carbonio (Impatto livello 3)

• Cosa ti dice: Il vantaggio ambientale tangibile delle vostre decisioni di approvvigionamento sostenibile.

• La formula:
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • Nota: a questo scopo lavorerai spesso con dati LCA (Life Cycle Assessment) o strumenti come EcoVadis Carbon Action Module.

• Dove trovare i dati: Dati sulle emissioni specifiche del fornitore, report dei partner logistici, database LCA.

• Esempio lavorato:

  • L’anno scorso, la logistica di una linea di prodotti ha prodotto 500 tonnellate di CO2.

  • Quest’anno, passando a un fornitore più vicino di 200 miglia e utilizzando un vettore con una flotta di veicoli elettrici, le emissioni sono scese a 380 tonnellate.

  • Il tuo calcolo: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • Il tuo KPI: hai ottenuto una riduzione di 120 tonnellate di emissioni di CO2.

 

La tua trifase Tabella di marcia per l'implementazione : Da zero a eroe

 

Non provare a far bollire l'oceano. Ecco un piano pragmatico per implementare tutto questo.

 

 

Fase 1: Fondazione (primi 3 mesi)

• Obiettivo: dimostrare il processo e ottenere una vittoria rapida.

• Azione: scegli uno o due KPI di livello 1. Codice di condotta dei fornitori il tasso di accettazione è un ottimo punto di partenza. Tieni traccia manualmente in un foglio di calcolo. Fai firmare il 100% dei tuoi nuovi fornitori.

 

Fase 2: Momentum (mesi 4-12)

• Obiettivo: integrare la sostenibilità nelle principali decisioni sugli appalti.

• Azione: introdurre un KPI di livello 2, come la percentuale di spesa sostenibile. Inizia a utilizzare il nostro modello di dashboard gratuito (sotto) per visualizzare i progressi. Forma il tuo team su come identificare i "fornitori sostenibili."

 

Fase 3: impatto strategico (anno 2 e oltre)

• Obiettivo: dimostrare il valore finanziario e del marchio del tuo programma.

• Azione: adottare un KPI di impatto di livello 3, come la riduzione delle emissioni di carbonio. Investi in software specializzato per ottenere dati più accurati. Inizia a riportare i tuoi risultati nei rapporti annuali e alla leadership.

 

Gli strumenti del mestiere: dai fogli di calcolo al software

Non è necessario un budget enorme per iniziare.

• Fogli di calcolo (Fogli Excel/Google): perfetti per la Fase 1. Sono flessibili e li hanno tutti. Lo svantaggio? Sono manuali e possono diventare disordinati.

• Strumenti di BI e visualizzazione (Power BI, Tableau): eccellenti per la Fase 2. Si connettono ai tuoi dati e creano dashboard potenti e automatizzati per il reporting.

• Piattaforme specializzate di sostenibilità (EcoVadis, Sievo): la scelta per la Fase 3. Automatizzano la raccolta dei dati dai fornitori, forniscono parametri di riferimento del settore e aiutano a calcolare parametri complessi come l’impronta di carbonio.

 

Il tuo piano d'azione e modello di dashboard gratuito

 

Ora hai il progetto. L'unica cosa che resta da fare è iniziare.

1. Definisci il tuo primo KPI: in base al framework, scegli una metrica dal Livello 1.

2. Individua i dati: parla con il reparto finanziario o operativo. Scopri dove risiedono quei dati.

3. Calcola la tua linea di base: usa le formule sopra per vedere dove ti trovi oggi.

Per rendere tutto ciò incredibilmente semplice, abbiamo creato uno Starter Kit KPI per l'approvvigionamento sostenibile.

 

Domande frequenti: implementazione dei KPI di sostenibilità

 

1. D: Come otteniamo buy-in interno e budget per monitorare questi KPI di sostenibilità?

A: Inizia parlando la lingua del tuo CFO. Non guidare con l'aspetto del "sentirsi bene". Costruisci invece un business case incentrato sulla mitigazione del rischio (evitando future multe di conformità), sul risparmio sui costi (ad esempio, da fornitori efficienti dal punto di vista energetico) e sulla crescita dei ricavi (attraente per i clienti attenti ai fattori ESG). Un piccolo progetto pilota con una business unit può fungere da potente prova di concetto per garantire maggiori finanziamenti.

 

2. D: Qual è la più grande sfida relativa ai dati che dovremo affrontare e come possiamo superarla?

A: L’ostacolo più grande sono spesso i dati incoerenti forniti dai fornitori, soprattutto quelli più piccoli. Puoi superare questo problema iniziando in modo semplice. Non chiedere 100 punti dati. Inizia con un breve questionario obbligatorio di autovalutazione del fornitore. Puoi anche sfruttare piattaforme di valutazione di terze parti (come EcoVadis) che già raccolgono e standardizzano questi dati, risparmiandoti lo sforzo.

 

3. D: Quanti KPI dovremmo effettivamente iniziare a monitorare?

A: Resisti alla tentazione di tenere traccia di tutto. È una strada veloce verso il burnout. Sii brutalmente pragmatico. Inizia con non più di tre. Scegline uno per ciascun livello del framework di cui abbiamo discusso. Ciò mantiene lo sforzo gestibile e consente al tuo team di apprendere, adattarsi e acquisire fiducia prima di crescere.

 

4. D: I nostri fornitori sono riluttanti a condividere i dati sulla sostenibilità. Cosa possiamo fare?

A: La trasparenza è una strada a doppio senso. Spiegare Perché hai bisogno dei dati e di come verranno utilizzati, non per punire, ma per la collaborazione e lo sviluppo. Offriti di condividere un riepilogo dei risultati per aiutarli a migliorare. Soprattutto, rendilo parte del contratto con il fornitore e del processo di prequalificazione, in modo che diventi un'aspettativa standard e non una richiesta facoltativa.

 

5. D: Come gestiamo una situazione in cui i nostri KPI di sostenibilità sono in conflitto con gli obiettivi di risparmio sui costi?

A: Questo è il classico dilemma degli appalti. La chiave è analizzare Costo totale di proprietà (TCO), non solo il prezzo unitario. Un componente "più economico" potrebbe consumare più energia, comportando costi più elevati per il cliente. Inquadra la decisione in base al valore e al rischio a lungo termine. Mostrare come un costo iniziale leggermente più alto da parte di un fornitore sostenibile previene i costi futuri legati a danni alla reputazione, risorse umane o sanzioni normative.

 

6. D: Chi nella nostra organizzazione dovrebbe "possedere" questi KPI?

A: La sostenibilità non può vivere in un silo. Il team di approvvigionamento dovrebbe essere responsabile della raccolta e del reporting dei dati, ma deve collaborare strettamente con il dipartimento di sostenibilità (se ne hai uno), finanza (per i dati sulla spesa) e operazioni (per i dati sulle prestazioni). Forma un piccolo team interfunzionale per garantire che i KPI siano pertinenti e che i dati siano accurati.

 

7. D: Con quale frequenza dovremmo rivedere e riferire su questi parametri?

A: Dipende dal KPI. I KPI operativi (come la percentuale di spesa sostenibile) possono essere rivisti mensilmente o trimestralmente nelle revisioni standard degli approvvigionamenti. I KPI di impatto strategico (come la riduzione delle emissioni di carbonio) vengono generalmente segnalati alla leadership su base semestrale o annuale. La chiave è la coerenza: creare report con cadenza regolare per tenere traccia delle tendenze nel tempo.

 

8. D: Cosa succederebbe se il nostro settore non disponesse di parametri di sostenibilità standardizzati?

A: Hai una grande opportunità per essere un leader. Inizia adottando i quadri globali più rilevanti (come gli Obiettivi di sviluppo sostenibile delle Nazioni Unite o gli standard GRI) e adattandoli al tuo contesto. Collaborare con le associazioni di settore per sviluppare standard comuni. Nel frattempo, concentrati sul monitoraggio dei tuoi progressi anno dopo anno. Il tuo benchmark interno è ciò che conta di più inizialmente.

 

9. D: Possiamo utilizzare questi KPI per incentivare il nostro team di procurement?

A: Assolutamente sì, ma attenzione. Legare i bonus direttamente a obiettivi KPI specifici può portare a conseguenze indesiderate o "ingannare" il sistema. Un approccio migliore consiste nel rendere la performance di sostenibilità una componente chiave delle revisioni delle prestazioni e della definizione degli obiettivi. Celebrare i team che dimostrano miglioramenti e pensiero innovativo in quest'area, promuovendo una cultura della responsabilità piuttosto che limitarsi a raggiungere un numero.

 

10. D: Come possiamo garantire che il nostro programma KPI rimanga pertinente e non diventi un esercizio di "check-the-box"?

A: Pianificare un "controllo dello stato dei KPI" annuale. Riunisci il tuo team interfunzionale e chiediti: questi parametri guidano ancora i comportamenti giusti? Stiamo ancora ottenendo informazioni preziose? Ci sono nuovi rischi o opportunità per la sostenibilità che dovremmo misurare? Ciò garantisce che il tuo programma si evolva con la tua strategia e il panorama esterno, mantenendolo dinamico e prezioso.