Lavorare con un agente di approvvigionamento in Cina può semplificare drasticamente gli appalti, ma solo se la relazione è impostata con aspettative chiare e esecutive. Troppi acquirenti trattano gli agenti come partner informali e pagano il prezzo in spedizioni in ritardo, markup nascosti, fughe di qualità e, in casi peggiori, persi di proprietà intellettuale. Questa guida trasforma quell'incertezza in un playbook operativo: cosa richiedere, come verificarlo e come rendere responsabile un agente.

Di seguito troverai una tabella di marcia pratica e senza fronzoli che le squadre di approvvigionamento possono utilizzare immediatamente. Copre i controlli documentari che dimostrano la legittimità di un fornitore, un SOP di controllo passo-passo e le tre porte di ispezione (FAI → IPQC → PSI) con campionamento in cemento e guida AQL. Otterrai anche SLA di copia e incolla e lingua a contratto-tra cui Clausole IP, ESG e penalità-oltre a un piano di implementazione di 90 giorni e liste di controllo scaricabili per mettere in azione questi controlli.

Questa non è teoria. Le raccomandazioni sono progettate per l'applicabilità: KPI misurabili, regole delle commissioni trasparenti, diritti di ispezione indipendenti e innesco di emergenza che proteggono la continuità dell'offerta. Continua a leggere per costruire una relazione di approvvigionamento che riduce il rischio, taglia la rielaborazione, preserva il margine e protegge il tuo marchio.

 

Punti salienti

 

Una lista di controllo eseguibile di una pagina che trasforma vaghe aspettative in SLA e KPI misurabili.

Piani di campionamento QA/QC di calcestruzzo (primo articolo, in corso, pre-spedizione) ed esempio di soglie AQL per tipo di prodotto.

Clausole a contratto di copia e incolla: portata, IP/NDA, SLA/KPI + danni liquidati, ESG e audit, risoluzione di risoluzione e controversie.

Controllare SOP con bandiere rosse e uno script di due diligence corto che puoi usare immediatamente.

Due brevi casi di studio anonimi con lezioni chiare e modelli di fase successiva.

 

TL; DR-Elenco di controllo a una pagina 

 

Prova azienda : Licenza aziendale, ID fiscale, licenza di esportazione, indirizzo di fabbrica principale, foto.

Riferimenti e capacità : 2 Riferimenti client + Registro di produzione di esempio che mostra gli ordini recenti.

Campioni e Fai : La cronologia della linea di approvazione del campione scritto e il primo accesso all'articolo (FAI).

Piano QC : Definire i punti di ispezione (FF, IPQC, PSI), campionamento %, AQL per critico/maggiore/minore.

SLA e KPIS : consegna puntuale ≥95%; Ordinare la varianza del tempo di consegna ≤ ± 7 giorni; tasso di difetto batch ≤1% (adeguamento per industria).

Commissioni e trasparenza : Tabella delle commissioni dettagliate (Commissione, Commissione di approvvigionamento, Ispezione, Logistica).

IP & NDA : Clausola NDA + firmata che limita l'agente dall'introduzione di prodotti ad altri.

Esg : Prova del recente audit sociale/chimico o promessa di audit di terze parti entro 6 mesi.

Responsabilità logistica : Definire Inoterm, proprietario del trasporto merci, documenti doganali, processo di reclami.

Contingenza : Piano di fabbrica di backup, stock di sicurezza minima, riordino di emergenza SLA.

 

1. Perché questo è importante 

 

Un agente di approvvigionamento è il braccio operativo locale. Vague aspettative diventano fallimenti: spedizioni mancate, scarsa qualità, esposizione IP o markup nascosti. Tratta la relazione come un fornitore di operazioni contratte, non un amico che "lo risolverà". Richiedi documentazione, KPI misurabili e rimedi predefiniti. Il resto di questo articolo trasforma quelle parole in procedure, modelli e testo a contratto che puoi utilizzare la stessa settimana.

 

2. Chi legge questo e di cosa hanno bisogno

 

Gestori degli appalti — Hai bisogno di liste di controllo riproducibili e modelli SLA.

Direttori della catena di approvvigionamento — Necessità di controlli di rischio, pianificazione della contingenza e dashboard KPI.

Brand/Product Manager (Cross-Border/E-Commerce) — Hai bisogno di requisiti di preparazione FAI, imballaggi e FBA.

Conformità/Ufficiali ESG — Hai bisogno di trigger di audit, tempistiche di risanamento e prova di azioni correttive.

Se stai costruendo o ripromettando un programma di approvvigionamento, concentrati prima su: (1) verifica e documentazione, (2) sistemi di controllo qualità legati al denaro (sanzioni/incentivi) e (3) protezioni di emergenza e IP.

 

3. documenti e prove minime da richiedere 

 

Richiedi originali o scansioni autentiche (mantenute nella cartella del contratto):

Licenza commerciale + rappresentante legale.

Esempi di registrazione dell'imposta di esportazione/importazione e dichiarazione doganale.

Indirizzo di fabbrica + foto recenti di linee di produzione e magazzino.

Campioni di prodotto con record di campioni datati.

Prove di assicurazione (carico e responsabilità) se sostengono di assicurare le spedizioni.

Lettere di riferimento del client firmate o riferimenti contattabili con volumi e date degli ordini.
Conservare le copie nel sistema di gestione dei documenti e allegare al PO.

 

4. Vietting SOP-passo-passo 

 

Controllo del documento (giorno 0) — Conferma la licenza commerciale, record di esportazione.

Controllo di riferimento (giorno 1–2) — Chiama 2 arbitri; Chiedi informazioni sulla qualità, la tempestività e la trasparenza. Usa lo script qui sotto.

Esempio e Fai (giorno 3-14) — richiedere campioni; definire i criteri di accettazione FAI; Cambiamenti del registro.

Valutazione del sito (giorno 7-30) — Video remoto Walkthrough o audit fisico; Usa il modulo di audit di fabbrica.

Contratto e ordine di prova (giorno 14–45) — Firma un PO limitato con SLA chiaro, divisione dei pagamenti e condizioni di ispezione.

Monitora i primi due ordini — Applicare rapporti sullo stato settimanali (foto, ricevute materiali, capacità) e un PSI finale.

 

Script del telefono di riferimento rapido per riferimenti:

“Ciao - Stiamo prendendo in considerazione [il nome dell'agente]. Potete confermare: (1) hanno procurato/ispezionato per te? (2) Hanno incontrato le date di consegna? (3) C'erano commissioni nascoste? (4) Come hanno gestito la non conformità?”
Registra nomi, date e risultati.

Bandiere rosse: Risposte evasive, non disposte a fornire foto, indirizzo aziendale incoerente, rifiuto di accettare l'ispezione PSI o di terze parti.

 

5. Gestione della qualità - Punti di ispezione, campionamento e AQL

Tratta la qualità come tre cancelli collegati: Primo articolo (FAI) → QC in-Process (IPQC) → Ispezione pre-spedizione (PSI).

A. Primo articolo (FAI / Approvazione del primo pezzo)

Scopo: verificare l'intento di progettazione-produzione prima della produzione di massa.

Disgraturità: rapporto dimensionale, foto, campione di imballaggio, etichettatura.

Azione: approvazione FAI richiesta per iscritto prima dello stampo/utensili o della corsa all'ingrosso.

B. QC in-Process (IPQC)

Frequenza: controlli giornalieri per processi critici (ad es. Saldatura, resistenza alla cucitura).

Prove: foto stampicate nel tempo, registri del volume di produzione, registri dei pezzi rifiutati.

C. Ispezione pre-spedizione (PSI)

Tempo di tempo: entro 7 giorni prima del caricamento.

OMS: terzi indipendenti (consigliati) o agente con clausola di responsabilità accettata.

Tabella di campionamento (pratico): campionamento di base sulla dimensione del lotto (esempi sotto).

Esempio di campionamento e AQL (industria-tipica, adeguamento per rischio)

Dimensione del lotto 1–500 pezzi → campione 20% o min 10 pezzi.

Dimensione del lotto 501–3.200 pezzi → campione 32 pezzi (tabella ANSI/ISO approssimativa).

Soglie AQL (punti di partenza suggeriti):

Difetti critici: 0% di tolleranza (0 accetta).

Principali difetti: AQL 1,0–2,5 (target ≤1% in cui è importante sicurezza/adattamento).

Difetti minori: AQL 2.5–4.0.

Nota: per l'elettronica, impostare il maestro ≤1,0; per tessili, maggiore ≤2,5; Per hardware, maggiore ≤1,5. Usa soglie più rigorose per SKU sensibili al marchio.

Flusso di lavoro di rielaborazione e rifiuto (deve essere in contratto)

• In caso di fallimento: il fornitore fornisce un piano di rielaborazione entro 48 ore e prove fotografiche prima della reinspezione.

• Se la rielaborazione fallisce di nuovo → l'acquirente può rifiutare l'intero lotto e richiedere sostituzione o credito. Definire l'allocazione dei costi per rilassamento, merci e smaltimento di terze parti.

 

6. Modello SLA e KPI 

Di seguito è riportato uno SLA pratico che puoi inserire in un accordo. Sostituire gli articoli a trazione.

 

 

Come formulare la clausola di penalità (campione):

Il fornitore/agente concorda sul fatto che se la consegna puntuale scende al di sotto dell'obiettivo per qualsiasi mese di rotazione, il fornitore dovrà pagare danni liquidati dell'acquirente pari a [x]% del valore PO al giorno di ritardo oltre il periodo di grazia, non per superare [y]% del valore PO. I danni liquidati sono concordati come una vera pre-stima della perdita e non come una penalità.”

Nota: I danni liquidati devono essere ragionevoli e applicabili nella tua giurisdizione: gestire la clausola per consulente.

 

7. Lingua del contratto che puoi copiare (clausole chiave)

Di seguito sono riportate le clausole pratiche brevi e pratiche che puoi incollare in un contratto. Modifica testo tra parentesi.

Ambito di servizio

“L'agente deve procurarsi fornitori, negoziare i prezzi e termini, gestire le approvazioni dei campioni, coordinare la supervisione della produzione (FAI, IPQC), organizzare l'ispezione pre-spedizione e assistere con la documentazione logistica e di esportazione come richiesto per iscritto dall'acquirente.”

Commissioni e fatturazione

“Struttura delle commissioni degli agenti: [percentuale]% Commissione sul prezzo di fabbrica FOB o tassa fissa di $ [importo] per PO. I costi di terze parti (ispezione, test, audit, merci) saranno fatturati al costo con fatture di supporto entro 7 giorni dal pagamento. L'agente non addebiterà markup non divulgati.”

Proprietà intellettuale e riservatezza (NDA)

“L'agente riconosce l'IP dell'acquirente e accetta di non divulgare, riprodurre o far circolare progetti, disegni o specifiche ad eccezione dello scopo della performance ai sensi del presente Accordo. L'agente non introdurrà il prodotto dell'acquirente a terzi senza previo consenso scritto dell'acquirente. Questo obbligo sopravvive alla risoluzione per [x] anni.”

Sub-fornitore e conflitto di interessi

“L'agente divulga tutti i sub-fornitori e ottengono l'approvazione scritta dell'acquirente prima del subappalto. L'agente non effettuerà gli ordini con entità in cui l'agente o le sue affiliate hanno un interesse di proprietà senza il consenso scritto dell'acquirente.”

Ispezione e accettazione

“L'acquirente si riserva il diritto di nominare un ispettore indipendente di terze parti. L'accettazione finale si verifica dopo PSI e l'emissione del certificato di accettazione. Se il batch fallisce, il fornitore deve essere rielaborato in propria costi (i) prodotto allo standard dell'acquirente; (ii) sostituire le merci difettose; o (iii) fornire il credito completo.”

ESG & Audit Clauso

“L'agente deve assicurarsi che i fornitori rispettino il codice di condotta del fornitore dell'acquirente. L'agente faciliterà gli audit sociali/ambientali di terze parti (SMETA/SA8000/ISO) come richiesto. Il fornitore deve fornire piani d'azione correttivi entro [30] giorni da qualsiasi non conformità.”

Risoluzione per causa

“L'acquirente può interrompere immediatamente per la causa in cui l'agente viola materialmente il presente Accordo, inclusi i guasti di consegna ripetuti, la violazione della IP o le false dichiarazioni materiali nelle certificazioni. Alla risoluzione, l'agente fornisce la piena cooperazione per la consegna all'acquirente o al successore.”

Risoluzione delle controversie

“Qualsiasi controversia sarà risolta da [arbitrato in Hong Kong / Singapore / giurisdizione concordato], ai sensi delle norme [UNCITRAL / ICC]. Legge governativa: [giurisdizione].”

 

8. Prezzi e modelli di tasse - cosa accettare, cosa evitare

 

Commissione (% di FOB) — Comune per gli agenti di approvvigionamento. Pro: allinea incentivi sul prezzo di acquisto. Contro: può nascondere i markup su ispezioni o logistica. Richiedono trasparenza e ricevute.

Commissione fissa per PO / Reteiner mensile — Buono quando hai bisogno di un budget prevedibile. Meglio per la gestione dei programmi in corso.

Commissione del progetto (una tantum per il lancio di nuovi prodotti) — Utile per strumenti/configurazione una tantum.
Richiedere: Fatture dettagliate per i costi di terze parti e il diritto di revisione contabile ogni anno.

Termini di pagamento: I pagamenti divisi sono standard: deposito del 30%, saldo del 60% prima della spedizione dopo PSI (soggetto ad accettazione), Holdback del 10% per 30 giorni come garanzia. Per i piccoli fornitori, considerare L/C o garanzia per proteggere le parti.

 

9. Incoterms & Logistics Responsibilitys (Practical)

 

Definisci chi è responsabile per quali costi e rischi chiaramente:

FOB (fabbrica) — L'acquirente controlla la prenotazione e l'assicurazione merci; L'agente assiste ma non deve prenotare merci per conto dell'acquirente se non autorizzato.

CIF / DDP — L'agente può citare porta a porta, ma includere il guasto completo; DDP pone il rischio doganale sul venditore/agente, utilizza solo se accettano questo rischio per iscritto.
Richieste di gestione: richiedere all'agente di presentare la prova per eventuali danni/carenze entro 7 giorni dall'arrivo e di gestire la logistica RMA quando necessario.

 

10. ESG e conformità - Come renderlo applicabile

 

Non trattare ESG come marketing. Rendilo un KPI e un trigger di audit:

Richiedono la frequenza di audit: nuovo fornitore → 12 mesi; Rischio elevato → 6 mesi.

Tipi di audit: Social (Smeta), ambientale, chimico (Reach/Prop 65 Conformità).

Cronologia della bonifica: Il fornitore deve fornire un piano d'azione correttivo (CAP) entro 14 giorni e chiudere i problemi importanti entro 90 giorni.

Tie-in KPI: La mancata risoluzione di → innesca la sospensione PO e la potenziale risoluzione del contratto.

Esempio di clausola (breve):

“Le non conformità materiali scoperte in un audit ESG che non sono chiuse entro 90 giorni consentono all'acquirente di sospendere gli ordini fino alla bonifica o di procurarsi altrove senza penalità.”

 

11. Pianificazione di emergenza - backup e buffer

 

Piano di difesa minimo:

Dual Sourcing — Avere sempre almeno una fabbrica alternativa in una città/regione diversa.

Stock di sicurezza — Mantenere 30-60 giorni di SKU critiche (regolare per la volatilità dei tempi di consegna).

Escalation di PO di emergenza — Definire tasse di produzione accelerate e tempi di consegna.

Assicurazione — Cargo marino e responsabilità del prodotto ove applicabile.

Includere un “Grilletto di emergenza” Nel contratto: ad esempio, se i tempi di consegna scivolano più del 20% per due POS consecutivi, l'acquirente può ottenere la produzione di emergenza e dedurre costi ragionevoli da parte del fornitore/agente.

 

12. Case Studies - Anonimizzato, istruttivo

Caso A - Correzione di un tasso di difetto elevato con SLA

Problema: Un marchio di medie dimensioni ha affrontato il 4% di tasso di difetto su un nuovo design.

Azione: Sostituito accordo vago agente con SLA esplicito: PSI AQLS serrato, FAI richiesto, foto di produzione settimanali, danni liquidati per la consegna tardiva. L'agente era tenuto a finanziare la re-ispezione di terze parti dopo due guasti.

Risultato (90 giorni): Il tasso di difetto erogato è sceso allo 0,8%; Il tempo al mercato è migliorato di 12 giorni perché si sono verificate meno rielaborazioni. Lezione: Denaro + misurazione = cambiamento di comportamento.

Caso B - Perdita IP da clausole deboli

Problema: Un agente ha introdotto un prodotto simile a un altro acquirente; Il marchio ha trovato un prodotto concorrente venduto in un'altra regione.

Causa: Nessun NDA, nessun impegno IP, nessun divieto sulle vendite guidate dagli agenti.

Conseguenza: Mesi di contenzioso; Costi di richiamo del prodotto e danni alla reputazione.

Lezione: Clear IP e Termini di non concorrenza con i rimedi non sono negoziabili per i proprietari di marchi.

 

13. Roadmap di implementazione (primi 90 giorni)

Settimana 0–2: Raccolta di documenti, controlli di riferimento, piano di esempio e FAI.
Settimana 2–4: Firma la prova PO con SLA, scegli l'ispettore di terze parti per PSI, imposta la cadenza di reporting settimanale.
Mese 2: Rivedi i rapporti del QA, adeguano i KPI, Audit pianifica se gli indicatori di rischio sono presenti.
Mese 3: Passa a Multi-PO Cadence, implementa i report di Scorecard; Impostare l'approvvigionamento di backup se prestazioni <kpi.

 

14. Appendici pronti per l'uso (copia e incolla)

A. Elenco di controllo dell'ispezione pre-spedizione (breve)

Dimensioni e tolleranze del prodotto (per specifica).

Risultati dei test funzionali (Pass/Fail).

Conta e foto difetti visivi.

Integrità e etichettatura dell'imballaggio (codice a barre, paese di origine).

Controllo della quantità vs Elenco di imballaggio.

Misurazione di parametri critici (peso, tensione, resistenza alla cucitura).

B. Modello di accesso FAI campione (un paragrafo)

“L'acquirente conferma l'accettazione del primo articolo Sample (Rif: [ID campione]) in [Data]. La produzione può procedere quando l'acquirente emette l'accettazione scritta FAI. Qualsiasi deviazione da FAI richiederà una riapprovazione.”

C. Campi rapidi KPI Scorecard

PO Numero | Articolo | Piani Data della nave | Data della nave effettiva | Giorni in ritardo | Difetti psi | Azione presa | Punto

 

15. Strumenti e servizi di terze parti (breve elenco)

 

Ispezione di terze parti: SGS, Bureau Veritas, Intertek (o fornitore accreditato locale).

Framework di audit: Smeta, SA8000, ISO 14001 per i sistemi ambientali.

Contratto e controversia: Clausole commerciale locale di Hong Kong / Singapore + arbitrato.

Integrazione PO/ERP: Assicurarsi che l'ordinamento e la ricezione dei record si sincronizzano con i risultati di ispezione.

 

16. FAQ 

Come decido tra un modello di commissione e una tassa fissa per un agente?
Usa la Commissione per semplici merci di acquisto e hold; Utilizzare una commissione fissa quando è necessario la gestione del programma, i report e il controllo dei costi prevedibili.

 

Il mio agente può eseguire tutte le ispezioni o devo insistere sugli ispettori di terze parti?
Gli agenti possono effettuare controlli di routine, ma richiedono PSI indipendente per prodotti ad alto rischio o prima esecuzione per rimuovere i conflitti di interesse.

 

Qual è una percentuale di holdback appropriata per proteggere dai difetti?
Il 5-10% di holdback per 30-90 giorni è comune; Calibrare con il rischio di prodotto e le realtà del flusso di cassa.

 

Devo controllare ogni fabbrica ogni anno?
No. La frequenza di audit dovrebbe essere basata sul rischio: fornitori nuovi o ad alto rischio = ogni 6-12 mesi; a basso rischio = 12–24 mesi.

 

Quale dimensione del campione dovrei usare per piccoli lotti (<500 pezzi)?
Per piccoli lotti, utilizzare il campionamento del 10-20% con 0 tolleranza per difetti critici e un importante AQL non superiore a 2,5.

 

Come posso proteggere l'IP quando l'agente afferma che "devono mostrare il prodotto ai fornitori"?
Utilizzare una divulgazione a due fasi: mostra specifiche non critiche inizialmente; Firmare gli NDA e richiedere ai fornitori di restituire o distruggere i documenti di progettazione dopo la citazione.

 

Se l'agente fa parte di parti più economiche ma la qualità cade, chi paga?
Se l'agente ha sostituito le parti senza approvazione, sono responsabili. Richiedere l'approvazione scritta per qualsiasi sostituzione.

 

Qual è un percorso di escalation ragionevole per i fallimenti ripetuti?

Cap immediato dal fornitore entro 48 ore; 2) audit di terze parti se irrisolto; 3) sanzioni finanziarie o risoluzione del contratto se le metriche non si sono incontrate dopo due cicli.

 

Dovrei richiedere agenti per mantenere i campioni in archivio? Per quanto tempo?
SÌ. Conservare i campioni principali per almeno 6 mesi dopo la spedizione; Per gli articoli regolamentati, conservare per periodi di legge (controlla le leggi locali).

 

Quando è ragionevole passare da un agente di approvvigionamento alle relazioni di fabbrica diretta?
Spostare quando i volumi degli ordini giustificano l'approvvigionamento dedicato, gli audit diretti e puoi gestire le relazioni dei fornitori nei fusi orari locali o tramite un team interno.