I 4 tipi di acquisti: una guida strategica e tattica per l'approvvigionamento moderno​

Chiedi "Quali sono i quattro tipi di acquisti?" E otterrai spesso una delle due risposte: un elenco di categorie di approvvigionamento o un elenco di tipi di ordine di acquisto. La verità è, per padroneggiare l'approvvigionamento, devi capire entrambi.

L'acquisto non è un singolo atto; È una funzione a doppio strato. Lo strato strategico ( Che cosa Stai acquistando e Perché ) determina il tuo approccio ai fornitori e al rischio. Lo strato tattico ( Come esegui l'acquisto) determina l'efficienza e il controllo operativi.

Questa guida sezionerà entrambi i livelli, spiegando i quattro tipi strategici di approvvigionamento e i quattro tipi di ordini di acquisto utilizzati per agire. Alla fine, saprai non solo cosa sono, ma come accoppiarli strategicamente per risparmiare denaro, ridurre i rischi e semplificare le operazioni.

​Takeaway chiave:​​

La strategia di approvvigionamento è divisa in quattro tipi fondamentali: diretto, indiretto, servizi e capitale.

L'esecuzione degli appalti è gestita tramite quattro ordini di acquisto primari: standard, pianificato, coperta e contratto.

Allineare il tipo di PO corretto con la strategia di approvvigionamento è la chiave per l'eccellenza operativa.

Gli appalti indiretti e gli appalti dei servizi sono obiettivi principali per l'automazione del risparmio sui costi e dei processi.

L'approvvigionamento di capitale richiede un processo unico e rigoroso oltre POS standard.

 

Parte 1: La fondazione: strategia di approvvigionamento vs. esecuzione tattica

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Prima di elencare i tipi, dobbiamo chiarire una distinzione critica.

​L'approvvigionamento è il processo strategico completo e end-to-end di Acquisizione di beni e servizi necessario per far funzionare e crescere un'organizzazione. Comprende le esigenze di identificazione, approvvigionamento dei fornitori, contratti di negoziazione, gestione delle relazioni e garantire valore. È una funzione di gestione.

Un ordine di acquisto (PO) è uno strumento tattico specifico​ entro il processo di approvvigionamento. È il documento formale e legalmente vincolante rilasciato a un fornitore per eseguire un acquisto in base ai termini concordati. È un documento transazionale.

Pensaci in questo modo: l'approvvigionamento è l'intero piano della campagna (la strategia), mentre un ordine di acquisto è l'ordine specifico dato alle truppe per catturare una collina (la tattica). Hai bisogno di entrambi per vincere.

 

Parte 2: i 4 tipi strategici di approvvigionamento (il "What & Why")​

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Questa classificazione si basa su ciò che stai acquistando e sul suo impatto sulla tua attività.

 

​1. Approvvigionamento diretto: la linfa vitale della produzione​

​Cos'è: l'acquisizione di Materie prime, componenti e merci che sono direttamente incorporate nei prodotti che produce e vendi.

​Dettagli approfonditi:​​

​Impatto: è direttamente correlato al costo delle merci vendute (COGS) e ai margini di profitto lordo. Un risparmio del 10% qui va direttamente alla linea di fondo.

​Focus di gestione: fortemente dipendente dalla gestione della catena di approvvigionamento (SCM). Le priorità chiave sono l'affidabilità dei fornitori, l'assicurazione della qualità, i prezzi del volume e la riduzione al minimo del rischio di interruzione della catena di approvvigionamento. I modelli di inventario just-in-time (JIT) sono spesso usati qui.

​Esempio del mondo reale: un produttore automobilistico che acquista acciaio, motori e unità di controllo elettronico (ECU). Una panetteria che compra farina, zucchero e lievito.

​Perché è unico: questa spesa è mission-critica. Un fallimento degli appalti diretti può fermare completamente le linee di produzione.

 

​2. Approvvigionamento indiretto: il motore delle operazioni​

​Che cos'è: l'acquisizione di beni e servizi che supportano le operazioni quotidiane ma non fanno parte del prodotto finito. Noto anche come MRO (manutenzione, riparazione e operazioni).

​Dettagli approfonditi:​​

​Impatto: sebbene non direttamente legato alle entrate, l'inefficienza qui distrugge la redditività attraverso la spesa maverick dilagante e i rifiuti amministrativi.

​Focus sulla gestione: questa categoria è spesso frammentata tra i dipartimenti (IT, strutture, risorse umane). L'obiettivo è consolidare la spesa, far rispettare la politica e sfruttare gli sconti sul volume per articoli comuni come forniture per ufficio o licenze software.

​Esempio del mondo reale: laptop per nuovi assunti, servizi di bidello per uffici, lubrificanti industriali per manutenzione della macchina, abbonamenti SaaS come Salesforce o Microsoft Office.

​Perché è unico: è spesso invisibile. Un 100OverpaymentondirectMaterialSixatuiMemy.

 

​3. Approvvigionamento dei servizi: acquisizione di competenze, non prodotti​

​Cos'è: l'approvvigionamento strategico e la gestione di competenze di terze parti, lavoro e servizi specializzati.

​Dettagli approfonditi:​​

​Impatto: si tratta di risultati e capitale intellettuale, non di attività fisiche. Gestire questo bene significa ottenere la giusta esperienza al momento giusto senza il sovraccarico di un dipendente a tempo pieno.

​Focus di gestione: la pietra angolare è l'accordo sul livello di servizio (SLA). Le prestazioni sono misurate rispetto ai KPI definiti nello SLA, non solo la consegna di un'unità fisica. Richiede una solida gestione delle prestazioni del fornitore.

​Esempio del mondo reale: assumere una società di consulenza gestionale (ad es. McKinsey), coinvolgere un'agenzia di marketing digitale, appaltare gli sviluppatori di software freelance o un consulente legale in outsourcing.

​Perché è unico: il valore è immateriale e la qualità è soggettiva. Una scrofa (dichiarazione di lavoro) o SLA scarsamente scritta porta a controversie, eccesso di trabblie e risultati insoddisfacenti.

 

​4. Approvvigionamento di capitale: l'investimento a lungo termine​

​Che cos'è: l'acquisizione di attività di alto valore e di lunga durata che sono capitalizzate in bilancio e deprezzate nella loro vita utile.

 

​Dettagli approfonditi:​​

​Impatto: si tratta di una spesa in conto capitale (Capex) che influisce per gli anni ai rendiconti finanziari della Società. Le decisioni richiedono rigorose analisi finanziarie e approvazione di alto livello.

​Focus sulla gestione: la valutazione si basa sul costo totale della proprietà (TCO), non solo il prezzo di acquisto, ma l'installazione, la manutenzione, il consumo di energia e i costi di smaltimento. I calcoli del ROI sono obbligatori.

​Esempio del mondo reale: acquisto di una macchina CNC per una fabbrica, acquisto di una flotta di veicoli aziendali, costruzione di un nuovo magazzino o investendo in un enorme server aziendale.

​Perché è unico: il processo è meno su POS e più su un processo formale di approvazione del capitale, che spesso coinvolge RFP, approvazioni del consiglio e accordi di finanziamento o leasing complessi.

 

​ Tipi di appalti strategici a colpo d'occhio​

 

Tipo	Messa a fuoco	Impatto	Metrica chiave
​Diretto​	Materie prime per la produzione	Costo delle merci vendute (COGS)	Affidabilità dei fornitori, qualità
​Indiretto​	Operazioni di merci da gestire (MRO)	Efficienza operativa	Spendere sotto gestione
​Servizi​	Competenza e lavoro	Risultati del progetto	Performance SLA, ROI
​Capitale​	Beni a lungo termine	Bilancio, Capex	Costo totale di proprietà (TCO)

 

 

Parte 3: i 4 tipi di ordine di acquisto tattico (il "come")​

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Questi sono gli strumenti nel toolkit di approvvigionamento. Ne scegli uno in base a quanto sai sull'acquisto Prima ti impegni.

 

​1. Ordine di acquisto standard (PO)​​

​Che cos'è: il tipo di ordine più comune, specifico e definitivo. Utilizzato quando tutti i dettagli sono noti e fissi in anticipo.

​Quando usarlo: per una tantum, acquisti immediati in cui l'articolo, la quantità, il prezzo e il programma di consegna/ posizione sono certi al 100%.

​Il bordo del professionista: fornisce il massimo controllo e riduce al minimo il rischio per l'acquirente perché tutto è specificato. Tuttavia, è amministrativamente pesante. Usandolo per oggetti ripetitivi a basso valore è inefficiente.

​Esempio: ordinare 500 circuiti di marca specifici a $ 10/unità per una produzione di produzione confermata il 15 giugno.

 

​2. Ordine di acquisto pianificato (PPO)​​

​Cos'è: un impegno ad acquistare una quantità specifica di articoli a un prezzo prestabilito, ma con ​ Dettagli di consegna lasciati indefiniti ​ per dopo.

​Quando usarlo: quando lo sai Che cosa hai bisogno e Quanto costerà, ma non sai l'esatto Quando O Dove per la consegna.

​The Professional's Edge: un PPO è un potente strumento per l'incombro del budget. Dice alla finanza che intendi spendere $ x, in modo che possano riservare i fondi. Successivamente, si emette un rilascio di programma contro il PPO per innescare una consegna specifica. Questo è comune nella produzione per articoli a lungo termine.

​Esempio: impegnarsi ad acquistare 10.000 tonnellate di acciaio a $ 800/ton per l'anno. Quindi emette rilasci per 2.500 tonnellate da consegnare allo stabilimento dell'Ohio ogni trimestre.

 

​3. Ordine di acquisto coperta (BPO) / Ordine permanente​

​Che cos'è: un accordo con un fornitore per fornire una quantità non specificata di beni o servizi per un periodo, fino a un limite di spesa massimo. Spesso, anche prezzi precisi vengono negoziati al momento del rilascio.

​Quando usarlo: per acquisti ripetitivi e di basso valore in cui la domanda è continua ma imprevedibile. Perfetto per l'approvvigionamento indiretto (ad es. Forniture per uffici, parti MRO).

​Il bordo del professionista: il BPO è lo strumento finale per l'efficienza. Pre-approva un fornitore e termini, consentendo ai dipartimenti di "tirare" le merci in base alle necessità senza passare ogni volta attraverso un ciclo di approvazione PO completo. Ogni acquisto viene effettuato tramite una versione coperta.

​Esempio: impostare un BPO con Grainger per forniture MRO con un motore di sostituzione da 50.000limit.AMaintenanceTechniciancenicianChenThencallandorderA50 con il numero BPO senza scartoffie.

 

​4. Ordine di acquisto del contratto (CPO)​​

​Cos'è: questo non è un ordine di acquisto per la merce. È un accordo di quadro giuridico principale che stabilisce i termini e le condizioni per tutte le transazioni future con un fornitore.

​Quando usarlo: quando si stabilisce una partnership strategica a lungo termine con un fornitore chiave. Il CPO stesso non acquista nulla.

​Il bordo del professionista: tutti i POS successivi standard o pianificati che fanno riferimento al numero CPO sono automaticamente regolati dai suoi termini legali e prezzi negoziati. Semplifica il processo di contratto per le attività di ripetizione e fornisce una protezione legale cruciale.

​Esempio: negoziazione di un CPO di 3 anni con una società di logistica che include clausole di responsabilità, requisiti assicurativi e programmi di tariffa scontata. Ogni volta che devi spedire qualcosa, emetti un PO standard che dice "sotto CPO #XYZ" e si applicano tutte le condizioni principali.

 

​Tipi di ordine di acquisto tattico a colpo d'occhio​

 

Tipo PO	Dettagli definiti	Dettagli flessibili	Caso d'uso primario
​PO standard​	Articolo, Qtà, prezzo, Consegna	Nessuno	Acquisti una tantum e specifici
​PROCESSO PO (PPO)​​	Articolo, Qtà, prezzo	Programma di consegna	Budget per bisogni noti
​Coperta PO (BPO)​​	Fornitore, articoli, termini	Qtà, prezzo, consegna	Bisogni ripetitivi e ad hoc
​Contratto PO (CPO)​​	Termini e condizioni legali	Tutto il resto	Stabilire accordi principali

 

Parte 4: l'associazione strategica: tipi di approvvigionamento corrispondente con tipi di PO

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È qui che la teoria incontra la pratica. Ecco come un team di approvvigionamento professionale collega la strategia all'esecuzione.

 

​Necessità strategica (tipo di approvvigionamento)​​	​Strumento tattico consigliato (tipo PO)​​	​Perché questo abbinamento funziona​
​Approvvigionamento diretto ​ (EG, materie prime)	​Ordine di acquisto pianificato (PPO)​​	Conosci i materiali e i costi per le previsioni di produzione, ma necessitano di una consegna flessibile allineata al programma di produzione. Le versioni vengono emesse just-in-time.
​Approvvigionamento indiretto ​ (EG, forniture per uffici)	​Ordine di acquisto coperta (BPO)​​	La domanda è imprevedibile ma continua. Un BPO consente ai dipendenti di ottenere ciò di cui hanno bisogno immediatamente senza ritardo burocratico, controllando al contempo la spesa totale.
​Approvvigionamento dei servizi ​ (EG, consulenza)	​Contratto PO + standard POS​	Il CPO stabilisce i termini legali principali. Un PO standard successivo viene utilizzato per ciascun progetto o fase, che descrive in dettaglio la scrofa specifica, i risultatiri e le pietre miliari dei pagamenti.
​Approvvigionamento di capitale ​ (EG, macchinari)	​Spesso bypassa POS standard​	Ciò comporta in genere un processo RFP formale, un accordo di acquisto di attività negoziate e l'uso di un progetto di richiesta di progetto o di capitale, non un PO standard.

 

Parte 5: best practice e insidie ​​comuni da evitare

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​Best practice per l'approvvigionamento moderno:​​

​Centralizzare la spesa indiretta: i maggiori risparmi provengono spesso dalla consolidamento della spesa indiretta frammentata ai sensi dei BPO gestiti e dei fornitori preferiti.

​Implementa un sistema Procure-to-Pay (P2P): automatizzare il flusso da richiesta al pagamento. Ciò applica la politica, elimina la creazione di PO manuale e fornisce analisi della spesa inestimabile.

​Padroneggiare lo SLA: per l'approvvigionamento dei servizi, lo SLA è la tua Bibbia. Definire KPI, frequenza di segnalazione e sanzioni per la non performance con brutale chiarezza.

​Calcola TCO, non solo il prezzo unitario: specialmente per gli appalti di capitale e diretto. L'opzione più economica ha spesso il costo più alto a lungo termine.

 

​Insidie ​​che distruggono il valore:​​

​Spesa maverick: consentendo ai dipendenti di acquistare sistemi e fornitori approvati al di fuori. Questo distrugge gli sconti negoziati e crea incubi di conformità.

​Utilizzando un PO standard per tutto: questo è il segno distintivo di una funzione di approvvigionamento immaturo. Crea immensi rifiuti amministrativi per articoli di basso valore.

​Trascurare Gestione delle relazioni fornitori (SRM): i tuoi fornitori chiave sono partner strategici. Gestiscili di conseguenza con revisioni delle prestazioni e pianificazione aziendale congiunta.

​Cattiva gestione dei contratti: firmare un CPO e quindi archiviarlo. Rivedere regolarmente i contratti per garantire la conformità e identificare le opportunità di rinegoziazione.

 

Conclusione: padroneggiare i doppi livelli

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Comprendere che "l'acquisto" ha due livelli: tipi di appalti strategici e ordini di acquisto tattico - è ciò che separa a Acquirente professionista da un piazzatore d'ordine.

L'obiettivo è andare oltre semplicemente conoscere i quattro tipi di ciascuno. Si tratta di abbinare intenzionalmente il tuo intento strategico con lo strumento tattico più efficiente. Usa PPO per gestire l'inventario della produzione, BPO per potenziare i tuoi dipendenti e controllare la spesa indiretta e CPO per costruire partenariati di fornitori forti e protetti.

In tal modo, trasformi l'approvvigionamento da un centro di costo in un potente motore per efficienza, mitigazione del rischio e valore strategico.

 

Domande frequenti (FAQ)​

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​D1: quale tipo di approvvigionamento è più vulnerabile alla frode e perché?​​

​A: L'approvvigionamento indiretto è spesso il più vulnerabile. La sua natura decentralizzata, il volume elevato di transazioni di basso valore e la spesa maverick rendono più difficile il monitoraggio. La frode può manifestarsi attraverso fatture false dei fornitori per forniture o servizi per uffici mai resi, spesso inosservato tra le spese legittime.

 

​D2: un singolo acquisto può coinvolgere più tipi di approvvigionamento?​​

​A: Assolutamente. Prendi in considerazione la costruzione di una nuova fabbrica. La costruzione stessa è l'approvvigionamento di capitali. Le materie prime per i prodotti realizzati all'interno sono appalti diretti. I laptop per i nuovi uffici sono appalti indiretti e gli architetti assunti sono appalti di servizi. Un grande progetto richiede spesso la gestione di tutti i tipi contemporaneamente.

 

​Q3: In che modo le catene di approvvigionamento globali influiscono sulla scelta del tipo di PO?​​

​A: Lo influenzano pesantemente. Per i materiali diretti di origine a lungo termine a livello internazionale, un PO pianificato (PPO) è essenziale per garantire la capacità e i prezzi, con le versioni che gestiscono la logistica complessa. Il rischio di ritardi e problemi doganali spesso rende un PO standard aziendale con una data di consegna unica troppo rischiosa.

 

​Q4: un PO di coperta è uguale a una carta di credito aziendale con un venditore?​​

​A: Non esattamente. Servono a uno scopo simile per la spesa decentralizzata, ma un PO generale offre un controllo superiore. Impone i termini e i prezzi pre-negoziati e stabilisce un limite finanziario. Una carta di credito ha un limite ma manca dei prezzi e dei termini contrattuali, rendendo più difficile l'analisi della spesa e il controllo dopo il fatto.

 

​D5: Chi in genere ha l'autorità di approvare un OP contrario rispetto a un PO standard?​​

​A: L'autorità di approvazione è a più livelli. Un PO di contratto, che stabilisce impegni legali e finanziari a lungo termine, richiede quasi sempre una revisione legale e l'approvazione da parte della leadership senior come un direttore degli appalti o del CFO. Un PO standard contro un contratto esistente può richiedere solo l'approvazione di un direttore del dipartimento, poiché i termini principali sono già risolti.

 

​Q6: cosa succede se un fornitore non soddisfa i termini di un accordo a livello di servizio (SLA) in un contratto di appalto dei servizi?​​

​A: Lo SLA dovrebbe delineare esplicitamente i rimedi. Ciò comporta in genere sanzioni finanziarie, spesso chiamate "crediti di servizio", che vengono detratti dalla fattura. Per la sottoperformance cronica, il contratto dovrebbe includere clausole che consentono la risoluzione per causa, proteggendo l'acquirente dall'essere bloccato in una relazione disfunzionale.

 

​Q7: per un'avvio, quale tipo di appalto dovrebbe essere formalizzato per primo?​​

​A: Concentrati prima sugli appalti indiretti. Le startup in fase iniziale sperimentano una spesa caotica per strumenti SaaS, agenzie di marketing e attrezzature. L'implementazione di una semplice politica e un BPO gestito per aree chiave come il software impedisce la spesa dispendiosa e stabilisce una cultura del controllo finanziario prima che il ridimensionamento diventa ingestibile.

 

​D8: In che modo la sostenibilità/ESG fatica alla selezione dei tipi di approvvigionamento?​​

​A: È uno strato strategico. Per l'approvvigionamento diretto, significa verificare i fornitori per l'approvvigionamento etico e le pratiche ambientali. Per l'approvvigionamento di capitale, comporta la valutazione dell'efficienza energetica e della durata delle attività. Una forte politica ESG può significare scegliere un fornitore leggermente più costoso che si allinea ai valori aziendali, incidendo su tutte le decisioni di acquisto.

 

​D9: Qual è il ruolo di un acquisto non PO e quando è accettabile?​​

​A: Un acquisto non PO, come una meschina transazione in contanti o una spesa per carte aziendali senza un PO pre-emesso, è un male necessario. È accettabile solo per spese banali e urgenti al di sotto di una rigorosa soglia monetaria (ad es. Meno di $ 100). Tuttavia, richiede una solida segnalazione e riconciliazione delle spese dopo il fatto per mantenere percorsi di audit e prevenire abusi.

 

​D10: Come si misura il successo della tua strategia di approvvigionamento oltre il risparmio sui costi?​​

​A: Le metriche chiave includono le prestazioni dei fornitori (consegna puntuale, i tassi di difetti di qualità), l'efficienza del processo (tempo di ciclo dalla richiesta all'ordine, la percentuale di spesa gestita) e la mitigazione del rischio (numero di fornitori di sole source, risultati dell'audit di conformità). Il vero successo è un equilibrio tra costo, efficienza e resilienza.