I 4 pilastri dell'acquisto: padroneggiare sia l'approvvigionamento strategico che l'approvvigionamento globale
Nell'economia globale volatile di oggi, gli appalti e i team acquisti affrontano sfide senza precedenti. Le interruzioni della catena di approvvigionamento, le pressioni inflazionistiche e la domanda di approvvigionamento etico sono preoccupazioni costanti. In mezzo a questa complessità, sorge una domanda comune: Quali sono i quattro pilastri dell'acquisto?
La risposta non è singolare. Il termine "quattro pilastri" si riferisce a due potenti quadri complementari che formano il fondamento di una funzione di approvvigionamento di livello mondiale:
I quattro pilastri dell'approvvigionamento strategico: focalizzati sull'ottimizzazione del nucleo processo di Come acquisti.
I quattro pilastri dell'approvvigionamento globale: focalizzati sulla gestione del complessità operativa di Acquisto attraverso i confini internazionali.
Questa guida completa demistificerà entrambi i set di pilastri, spiegando i loro componenti, importanza e, in modo, come implementarli per costruire un'operazione di acquisto resiliente, efficiente e strategica.
L'approvvigionamento strategico è il processo deliberato e basato sui dati di sviluppo di canali di approvvigionamento al costo totale più basso, non solo al prezzo più basso. I suoi quattro pilastri creano un continuo ciclo di miglioramento.
Ciò che è: l'analisi della spesa è il processo sistematico di raccolta, pulizia, classificazione e analisi di tutti i dati di spesa di un'organizzazione. Si tratta di trasformare dati grezzi e disordinati in una mappa chiara di dove stanno andando i soldi.
Perché è importante: non puoi gestire ciò che non puoi misurare. La visibilità della spesa è il prerequisito assoluto per qualsiasi decisione strategica. Scopri le opportunità di risparmio nascoste, rivela la spesa maverick e identifica le categorie di spesa levabili.
Come implementare e iniziare:
Aggregazione dei dati: estrarre dati da tutte le fonti: ERP, sistemi AP e programmi di schede.
Pulizia e standardizzazione: correggi errori e standardizzare i nomi dei fornitori (ad es. "IBM", "Int'l Business Machines" e "IBM Inc." diventano uno).
Classificazione: classificare la spesa utilizzando un sistema come UNSPSC o una tassonomia personalizzata.
Analisi e reporting: identificare tendenze, migliori fornitori e opportunità di consolidamento.
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Che cos'è: questo è il processo fondamentale per identificare, valutare e selezionare i fornitori in base alle intuizioni dall'analisi della spesa. Passa oltre gli acquisti transazionali per concentrarsi sul costo totale della proprietà (TCO).
Perché è importante: un approvvigionamento efficace ti assicura di ottenere il miglior valore: una combinazione di costo, qualità, servizio, innovazione e mitigazione del rischio. Si tratta di costruire un vantaggio competitivo attraverso la tua base di approvvigionamento.
Come implementare e iniziare:
Ricerche di mercato: comprendere il panorama dei fornitori e le dinamiche di mercato.
Sviluppa la strategia di approvvigionamento: decidere su singolo vs. multi-sourcing, globale vs. locale.
Processo RFX: utilizzare le richieste per informazioni (RFI), proposte (RFP) e citazioni (RFQ ) Per raccogliere dati comparabili.
Valutazione e negoziazione dei fornitori: punteggi di punteggio oggettivamente e negoziare i termini.
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Cos'è: la gestione del contratto è il processo di creazione, esecuzione e gestione degli accordi che formalizzano le relazioni dei fornitori. Garantisce che il valore acquisito durante la negoziazione sia realizzato.
Perché è importante: una stretta di mano non è sufficiente. I contratti forti mitigano il rischio, garantiscono la conformità, definiscono le metriche delle prestazioni (SLA/KPI) e forniscono un quadro giuridico per la risoluzione delle controversie.
Come implementare e iniziare:
Repository centralizzato: memorizzare tutti i contratti in un'unica posizione accessibile.
Gestione delle clausole chiave: standardizzare termini importanti come responsabilità, risoluzione e sanzioni SLA.
Gestione dell'obbligo: tracciare traguardi, risultati e rinnovi in modo proattivo.
Monitoraggio della conformità: assicurarsi che entrambe le parti aderiscano ai termini concordati.
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Cos'è: SRM è la gestione proattiva e strategica delle interazioni con i fornitori chiave. Si tratta di passare da una relazione transazionale e contraddittoria a una partnership collaborativa.
Perché è importante: i tuoi fornitori critici sono estensioni della tua azienda. Rapporti forti portano all'innovazione, al trattamento preferenziale durante la carenza, il miglioramento continuo e la gestione dei rischi condivisa.
Come implementare e iniziare:
Segmentazione dei fornitori : Classificare i fornitori in base al rischio e alla criticità (ad es. Strategico, collo di bottiglia, leva finanziaria, routine).
Gestione delle prestazioni: rivedere regolarmente i KPI come la consegna puntuale, i tassi di qualità e le idee di innovazione.
Recensioni commerciali congiunte: tenere riunioni trimestrali o annuali per rivedere la performance, la strategia di condivisione e risolvere i problemi.
Sviluppo e collaborazione: co-sviluppo di nuovi prodotti o processi con partner strategici.
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Quando le attività di approvvigionamento si incrociano, viene aggiunto un nuovo livello di complessità. Questi quattro pilastri sono fondamentali per gestire tale complessità.
Cos'è: questo si riferisce al talento, alle abilità e alla cultura del tuo team di approvvigionamento e alla sua rete estesa. Include personale interno, partner esterni e leadership.
Perché è importante: i migliori processi e tecnologie sono inutili senza le persone giuste per gestirli. Gli appalti globali richiedono competenze nel commercio internazionale, negoziazione interculturale, mitigazione del rischio e normative locali.
Come implementare e iniziare: investire in una formazione continua, assumere per la diversità di pensiero ed esperienza e considerare di sfruttare i servizi di approvvigionamento globale di terze parti con competenza sul campo.
Qual è: questi sono flussi di lavoro standardizzati, ma flessibili, che regolano le attività di appalti globali - dalla richiesta di pagamento - sono regioni diverse e unità aziendali.
Perché è importante: la standardizzazione garantisce coerenza, controllo, efficienza e conformità. Previene il caos e consente la scalabilità in diversi ambienti operativi.
Come implementare e iniziare: documentare e mappare i processi core, implementare politiche di approvvigionamento globali (con variazioni locali ammissibili) e automatizzare i flussi di lavoro per ridurre gli errori e i ritardi.
Che cos'è: la suite di strumenti digitali che consentono l'approvvigionamento globale, inclusi i moduli ERP, il software SRM per la gestione delle relazioni dei fornitori (SRM), le piattaforme di analisi della spesa e i cataloghi di approvvigionamento digitale.
Perché è importante: la tecnologia fornisce la visibilità della spesa globale necessaria per il processo decisionale. Automatizza i processi, gestisce i requisiti multi-valuta e multi-linguaggio e fornisce approfondimenti basati sui dati.
Come implementare e iniziare: valutare le suite di approvvigionamento integrato, dare priorità alle soluzioni basate su cloud per l'accessibilità e garantire una solida analisi dei dati e funzionalità di reporting sono funzionalità di base.
Che cos'è: la gestione attiva dell'intero flusso di merci, informazioni e finanze dal fornitore del tuo fornitore al cliente. Comprende logistica, gestione dell'inventario e mitigazione del rischio.
Perché è importante: le catene di approvvigionamento globali sono intrinsecamente fragili. La gestione di questo pilastro influisce direttamente sui costi, l'affidabilità e la resilienza. Le interruzioni in una parte del mondo possono fermare la produzione in un'altra.
Come implementare e iniziare: condurre accurati Mappatura della catena di approvvigionamento , Diversifica geograficamente la tua base di fornitori, sviluppa forti relazioni con partner logistici e crea solidi piani di continuità aziendale.
Comprendere i pilastri è una cosa; implementarli è un altro. Ecco come farli lavorare insieme.
Inizia con strategico Sourcing : Per la maggior parte delle organizzazioni, il primo passo è ottenere il controllo internamente. Master Spend Analysis e approvvigionamento per generare risparmi e costruire una solida base di fornitori. Questo fondi e giustifica ulteriori investimenti.
Espandi con l'approvvigionamento globale: man mano che cresci a livello globale, strati sulle discipline delle persone, dei processi, della tecnologia e della catena di approvvigionamento per gestire efficacemente la nuova complessità.
Crea sinergie:
I dati dell'analisi della spesa (pilastro 1 di Sourcing) informano la tecnologia (pilastro 3 di globale) che è necessario implementare.
I tuoi sforzi SRM (pilastro 4 di Sourcing) sono le basi per una catena di approvvigionamento resiliente (pilastro 4 di globale).
I processi globali (pilastro 2 di globale) assicurano che le strategie di approvvigionamento strategico siano eseguite costantemente in tutto il mondo.
Per tracciare i tuoi progressi, monitorare queste metriche in entrambi i framework:
Risparmio dei costi: percentuale di risparmi ottenuti rispetto al basale.
Performance del fornitore: consegna puntuale (OTD) e tassi di evasione degli ordini perfetti.
Efficienza del processo: tempo di ciclo di approvvigionamento.
Conformità: tasso di conformità del contratto e percentuale di spesa maverick.
Innovazione: numero di idee o progetti a valore aggiunto avviati dai fornitori.
D1: Qual è la vera differenza tra "acquisti" e "approvvigionamento"? Li sento usati in modo intercambiabile.
A: Pensaci così: l'acquisto è specifico atto di acquisto —la transazione stessa. L'approvvigionamento è l'intero processo , dall'identificazione della necessità di pagare la fattura. Include l'approvvigionamento, la negoziazione e la gestione dei contratti. L'approvvigionamento è la strategia; L'acquisto è il passaggio tattico finale.
Q2: Siamo una PMI con un budget limitato. Possiamo persino implementare questo approccio "quattro pilastri"?
A: Assolutamente. Non hai bisogno di un budget enorme, solo un cambiamento nella mentalità. Inizia in piccolo. Concentrati su un pilastro, come l'analisi della spesa. Anche solo classificare le spese del tuo anno in un foglio di calcolo può rivelare enormi opportunità. I framework sono scalabili; La chiave è essere intenzionali piuttosto che reattivi.
Q3: Quale pilastro dovremmo affrontare prima se stiamo iniziando da zero?
A: Inizia quasi sempre con l'analisi della spesa. Non puoi costruire una strategia intelligente al buio. Sapere esattamente dove vanno i tuoi soldi è la torcia che ti mostra con quali fornitori rinegoziare, quali categorie consolidare e dove potrebbero nascondersi i tuoi rischi più grandi.
Q4: Come possiamo ottenere altri dipartimenti (come la finanza o le operazioni) in questo approccio strutturato?
A: parla la loro lingua. Non parlare di "pilastri degli appalti". Parla con la finanza del risparmio e della conformità dei costi. Parla con le operazioni sull'affidabilità e sulla qualità dell'offerta. Mostra loro come risolve questo processo loro problemi, e diventeranno i tuoi più grandi alleati.
D5: questo approccio è solo per le aziende manifatturiere che acquistano materie prime?
A: Niente affatto! I principi sono universali. Una società tecnologica può utilizzarlo per licenze software e servizi cloud. Un ospedale può usarlo per forniture e attrezzature mediche. Un'agenzia di marketing può usarlo per talenti freelance e spazio pubblicitario. Qualsiasi organizzazione che spende denaro può beneficiare.
D6: Qual è un "errore da rookie" comune quando si cerca di migliorare gli appalti?
A: Concentrarsi esclusivamente sul prezzo unitario. Questo è l'errore classico. Il prodotto più economico viene spesso con costi nascosti: scarsa qualità, consegna inaffidabile, servizio terribile o alto rischio. Valuta sempre il costo totale della proprietà (TCO), che include questi fattori nascosti.
D7: Quanto spesso dovremmo rivalutare i nostri fornitori e contratti?
A: Non è un affare "impostalo e dimenticalo". Per i fornitori critici, le revisioni formali dovrebbero avvenire almeno ogni anno. Ma dovresti monitorare continuamente le prestazioni (come i tempi di consegna). Il mercato cambia, e così anche le tue relazioni. Non aspettare che un contratto scada per vedere se stai ancora ottenendo un buon affare.
Q8: abbiamo ottime relazioni con i nostri fornitori di lunga data. Perché dovremmo scuotere la barca con un processo formale?
A: Un processo formale non riguarda la sostituzione della fiducia; Si tratta di costruirlo. Un buon contratto e recensioni di performance regolari proteggono entrambi. Assicura che le aspettative siano chiare e riduce la possibilità di un malinteso che potrebbe danneggiare quel grande rapporto che hai lavorato duramente per costruire.
D9: Che ruolo svolge la sostenibilità negli appalti moderni?
A: Uno enorme e in crescita. Ora è un componente principale della gestione del rischio e della reputazione del marchio. Le aziende sono sempre più valutate sulle loro pratiche ambientali, sociali e di governance (ESG). Ciò significa valutare i fornitori sulle loro pratiche di lavoro etiche, impatto ambientale e impronta di carbonio, non solo costi e qualità.
D10: L'intelligenza artificiale e l'automazione possono davvero aiutare o è solo una parola d'ordine?
A: È reale e un punto di svolta, soprattutto per il primo pilastro (analisi della spesa). L'intelligenza artificiale può pulire e classificare automaticamente migliaia di fatture in pochi minuti, scoprendo i modelli che un essere umano mancherebbe. Può anche monitorare i rischi globali e persino prevedere la redditività dei fornitori. Offre il tuo team a concentrarsi sul lavoro strategico come la negoziazione e la costruzione di relazioni.
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